آموزش Access

تعريف كلي از Access 

اكسس ابزاري براي توليد بانكهاي اطلاعاتي است.( بانک اطلاعاتی یا پایگاه داده به مجموعه ای از اطلاعات سازمان یافته گفته می شود) . بانكهاي اطلاعاتي امكان گردآوري انواع اطلاعات را براي ذخيره ‌سازي ،جستجو و بازيابي فراهم مي‌كند.

ساخت یک بانک اطلاعاتی جدید در اکسس :

منوی File

گزینه New

انتخاب گزینه Blanc Database از پانل سمت راست

وارد کردن نام دلخواه برای بانک اطلاعاتی

دکمه Create

تعریف

پنجره اصلی پایگاه داده مهمترین پنجره اکسس و مرکز کنترل اشیاء یک پایگاه داده می باشد .

اجزا یا اشیائ بانك اطلاعاتي اكسس عبارتند از:

1. Table
2. Query
3. Form
4. Report
5. Page
6. Macro
7. Module

• ‏‏Table :(جدول ) هر جدول براي نگهداري داده‌هاي خام بانك اطلاعاتي است.داده‌ها را شما در جدول وارد مي‌كنيد.جداول سپس اين داده‌ها را به شكل سطرها و ستونهايي سازماندهي ميكند.

• Query :هر پرس و جو براي استخراج اطلاعات مورد نظر از يك بانك اطلاعاتي مورد استفاده قرار مي‌گيردهر پرس و جو مي‌تواند گروهي از ركوردها را كه شرايط خاص دارا هستند انتخاب كند.پرس و جوها را مي‌توان بر اساس جداول يا پرس و جوهاي ديگر اماده نمود. با استفاده از پزس‌وجوها مي‌توان ركوردهاي بانك اطلاعاتي را انتخاب كرد، تغيير داد و يا حذف نمود.

• Form :متداولترين روش استفاده از فرمها،براي ورود و نمايش داده‌ها است.

• Report :گزارش ها مي‌توانند بر اساس جدول ،پرس‌وجوها باشند ،قابليت گزارش چاپ داده‌ها مي‌باشدگزارشها را مي‌توان بر اساس چند جدول و پرس‌وجو تهيه نمود تا رابطه بين داده‌ها را نشان داد.

• Macro :ماكروها به خودكار كردن كارهاي تكراري ،بدون نوشتن برنامه‌هاي پيچيده يا فراگيري يك زبان برنامه نويسي ، ياري مي‌كند، در واقع ماكروها يكسري قابليت‌هايي هستند كه امكان سريع سازي را فراهم مي‌سازند.

• Modules : محيط بسيار قوي و با كيفيت براي برنامه‌نويسي محاسبات و عمليات پيچيده روي سيستم بانك اطلاعاتي.

تعریف

Fild :به مجموعه اطلاعات از یک جنس فیلد گفته می شود ( ستونهای یک جدول )

Rcord :به مجموعه اطلاعات مربوط به یک موضوع رکورد گفته می شود ( سطرهای یک جدول )

روشهای ساخت جدول : 

با انتخاب گزينه New در پنجره اصلی پایگاه داده ( بعد از انتخاب شیئ Table ) گزينه‌هاي زير قابل استفاده براي طراحي جدول مي‌باشد.

1. DataSheet View
2.  Design View
3.  Table Wizard
4.  Import Table
5.  Link Table

ساخت جدول به روش Design View :

با استفاده از اين روش مي‌توانيد ساختار جداول ، فيلدها و خصوصيات را تنظيم نمودو يا مشاهده نمود.

مراحل ساخت جدول در نمای طراحی ( Design View ) :

1. واردکردن نام فیلد ها در قسمت Field Name
2. انتخاب نوع اطلاعات مربوط به هر فیلد در قسمت Data Type
3. اضافه کردن توضیحات مورد نیاز در قسمت Description
4. ذخیره جدول با نام دلخواه ( گزینه Save az از منوی File)
5. رفتن به نمای Datasheet برای وارد کردن اطلاعات جدول ( گزینه View از منوی Datasheet )

نکته

در نامگذاری فیلد ها قواعد زیر را رعایت می کنیم :

1. نام فيلدها نبايد از 64 كاراكتر بيشتر باشد
2. حتما بايد اول نام فيلدها با حروف الفبا شروع شود ولي در ادامه نام مي‌توان از ارقام نيز استفاده كرد.
3. در نام فيلد از علامتهايي همچون ] , [ , ? ,! , ) ,( نبايد استفاده كرد.

انواع اطلاعات قابل انتخاب برای هر فیلد:

Text:نوع داده متني شامل حرف و عدد كه از 1 تا 255 كاركتر را مي‌پذيرد. ( متن کوتاه )

Memo : نوع داده متني كه 65000 كاركتر حرفي را مي‌پذيرد. ( متن بلند )

Number : نوع داده عددي است و براي نگهداري عمليات محاسباتي به كار مي‌رود.

Date/Time : نوع داده تاريخ و زمان كه براي مشخص كردن تاريخ و زمان به كار مي‌رود.

Currency : نوع داده كه براي مقادير پولي به‌كار مي‌رود.

AutoNumber : نوع داده كه به طور متوالي رقم مي‌اندازد ( شماره زن خودکار )

Yes/No : نوع داده دو گزینه ای ( مانند فیلد تاهل )

Ole Object :اضافه کردن اطلاعات خارجی به Access (مانند فایل های صوتی یا تصویری )

HyperLink :درج داده از نوع پیوند یا لینک

LookUp Wizard : امكان انتخاب گزينه‌ها را به صورت انتخاب از ليست فراهم مي‌كند.اين گزينه بر روي دو نوع داده Text,Number قابل اجرا است و به دو صورت مي‌توان آن را ايجاد نمود :

1. از Table or Query
2. . ايجاد مقادير توسط كاربر
   (در هر دو مورد از طريق ويزارد با انتخاب گزينه‌هاي مورد نظر به آساني Look Up ايجاد مي‌گردد)

آشنايي با خصوصيات فيلدها در نمای طراحي جدول :

• Field Size:
  توسط این ویژگی می توانیم اندازه اطلاعات وارد شده به فیلد را مشخص کنیم

نکته : برای فیلدهای متنی ( از نوع Text ) اندازه فیلد با وارد کردن حداکثر تعداد کارکتر مشخص می شود و برای فیلدهای عددی اندازه فیلد با انتخاب یکی از گزینه های زیر تعریف می شود :

• Format:
  این ویژگی نحوه نمايش و قالب بندي اطلاعات درون فیلد را كنترل مي‌کند .
• Input Mask:

توسط این ویژگی و با استفاده از کارکترها و علائم جایگزین میتوانیم قالب دلخواه برای اطلاعات فیلد تعریف کنیم . علائم  و کارکترهای مطرح در Input Mask به شرح زير مي‌باشد:

0 : احتياج به عدد است

9 : عدد يا فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست

#:عدد،علامت مثبت ، علامت منفي و فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست

L :احتياج به حرف است? :حرف مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست

A :احتياج به حرف يا عدد است: a حرف يا عدد مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست

& :احتياج به حرف يا فاصله خالي است

C :هر كاركتر يا فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست

< : كاركترهايي كه بعد از آن وارد مي‌شود را به حروف كوچك تبديل مي‌كند

> : كاركترهايي كه بعد از آن وارد مي‌شود را به حروف بزرگ تبديل مي‌كند

! :باعث مي‌گردد كاركترها از راست به چپ وارد شوند

\ :كاركترهاي كه به دنبال آن مي‌آيند به جاي اينكه به عنوان كد خوانده شود به صورت تحت الفظي نمايش مي‌يابد.

نکته :داده‌هاي از نوع Text , Number , Date/Time , Currency داراي اين خصوصيت مي‌باشند.

• Caption:

عبارت نوشته شده درون این ویژگی به صورت عنوان فیلد ( در نمای Datasheet یا نمای مشاهده اطلاعات )ظاهر میشود .

توضیح : از انجا که اختصاص نام فارسی به فیلدها مناسب نیست می توانیم با استفاده از این ویژگی برای فیلدها عنوان فارسی بنویسیم .

• Default Value:

عبارت نوشته شده درون این ویژگی به عنوان مقدار پیش فرض درون فیلد قرار می گیرد .

• Validation Rule

خصوصيتي است كه امكان كنترل ورود داده ها را دارا مي‌باشد، به عبارتي ديگر با نوشتن عبارت شرطی مناسب ( با استفاده از قوائد شرط نویسی که در بخش مربوط به Query توضیح داده خواهد شد ) درون این ویژگی مانع از ورود اطلاعات خلاف انتظار می شویم .

چند مثال برای عبارات شرطی :

 >100

 <>”iran”

 >200 and <400

like”a????”

• Validation Text:

پیغام خطای دلخواه نوشته شده درون این ویژگی زمانی نمایش داده می شود که کاربر درون فیلد مقداری خلاف شرط نوشته شده در ویژگی Validation Rule وارد کند .

• Required:

در صورت فعال كردن اين خصوصيت ( یعنی انتخاب مقدار Yes ) ورود داده براي آن فيلد الزامي مي‌باشددر صورت وارد نكردن داده پيغام اخطار مي‌دهد.

• Allow ZeroLength:

مشخص مي‌كند كه آيا متني به طول صفر در فيلد قابل قبول است یا خیر 

تعریف

Primary Key یا کلید اولیه به فیلدی گفته می شود که هر گزینه از محتوای آن فقط به یک رکورد اشاره کند ( مانند فیلد کد ملی در جدول اطلاعات شخصی ) . به لحاظ عملی فیلد کلید اولیه محتوای تکراری و خالی قبول نمی کند

برای انتخاب کلید اولیه در نمای طراحی جدول روی فیلد مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه Primary Key  را انتخاب می کنیم .

انواع ارتباط

ارتباط یک به یک : در این نوع رابطه هر رکورد از فیلد عامل ارتباط در طرف اول می تواند فقط به یک رکورد از فیلد عامل ارتباط در جدول دیگر مربوط شود .

برای پیاذه سازی این نوع ارتباط فیلد عامل ارتباط در هر دو جدول باید به نوعی تعریف شود که اطلاعات تکراری نداشته باشد ( یعنی فیلدهای عامل ارتباط در هر دو جدول کلید اولیه داشته باشد )

ارتباط یک به چند : در این نوع رابطه هر رکورد از فیلد عامل ارتباط در طرف یک می تواند به یک یا چند رکورد از فیلد عامل ارتباط در جدول دیگر مربوط شود .

 برای پیاذه سازی این نوع ارتباط فیلد عامل ارتباط فقط در طرف یک باید به شکلی تعریف شود که اطلاعات تکراری و خالی نپذیرد ( کلید اولیه داشته باشد )

ارتباط چند به چند :

استفاده از این نوع رابطه در بانک های اطلاعاتی مجاز نیست و برای پیاده سازی چنین رابطه ای باید آن را توسط یک جدول واسط به دو رابطه یک به چند تبدیل کنیم .

برای برقراری ارتباط بین دو جدول مسیر زیر را دنبال می کنیم :

1. از منوی Tools گزینه Relationship را انتخاب می کنیم .
2. جدولهای مورد نظر برای برقراری ارتباط را با دکمه Add اضافه کرده و سپس دکمه Close را کلیک می کنیم .
3. روی فیلد عامل ارتباط در جدول اول کلیک کرده و با نگه داشتن دکمه ماوس به سمت فیلد عامل ارتباط در جدول دوم حرکت می کنیم .
4. بعد از رها کردن دکمه ماوس بر روی فیلد عامل ارتباط در طرف دوم پنجره ارتباط به طور خودکار ظاهر می شود و بعد از کنترل نوع ارتباط دکمه Create را کلیک می کنیم .
5. پنجره ارتباط را بسته ( در جواب هشدار ذخیره دکمه Save را کلیک می کنیم ) و به پنجره اصلی برمی گردیم .

تعریف :

Query یا معیار امکان جداکردن اطلاعات یک یا چند جدول را ( با شرایط انتخاب دلخواه ) برای ما فراهم می کند ( همچنین امکان ساخت فیلد های محاسباتی نیز در معیار ها امکان پذیر می باشد .

ایجاد معیار به روش Design View

1. در پنجره اصلی ابتدا روی کلمه Query و سپس روی دکمه New کلیک می کنیم .
2. در پنجره باز شده بعد از انتخاب روش Design View روی دکمه OK کلیک می کنیم .
3. در لیست ضاهر شده جدولهایی که می خواهیم از آنها معیار بسازیم را انتخاب کرده ( با دکمه Add ) و سپس روی دکمه Close کلیک می کنیم .
4. فیلدهای دلخواه را برای نمایش در معیار انتخاب می کنیم ( به روش Drag and Drop یا با دابل کلیک روی نام فیلد مورد نظر در کادر بالا )
5. در سطر Sort در صورت تمایل نحوه مرتب شدن اطلاعات معیار را بر اساس اطلاعات فیلد مورد نظر و به ترتیت صعودی یا نزولی (Ascending  یا Descending )انتخاب می کنیم .
6. شرطهای مناسب بر اساس تعریف معیار را در سطر Criteria و زیر فیلد مورد نظر وارد می کنیم .
7. معیار را با نام دلخواه ذخیره کرده و برای مشاهده نتیجه کار به نمای دیتاشیت می رویم ( از منوی View گزینه Datasheet View را انتخاب می کنیم ) .

نکته 1 : هنگام نوشتن شرط در سطر Criteria از توابع , عملگرها و کارکترهای جایگزین زیر می توانیم استفاده کنیم :

نکته 2 :برنامه اکسس برای محاسبه نتیجه ابتدا بین شرطهای نوشته شده در یک سطر عملگر And را در نظر گرفته و سپس بین سطرهای مختلف عملگر Or را اعمال می کند .

نکته 3 :برای نوشتن شرطهای پیچیده و استفاده از توابع ویژه از پنجره Expression Builder کمک میگیریم ( در محل نوشتن شرط راست کلیک کرده و گزینه Build را کلیک می کنیم ) .

نکته 4 :برای تعریف معیارهای پارامتری از مفهوم Query Parameter استفاده می کنیم . به این صورت که هنگام تعریف شرط به جای نوشتن یک مقدار ثابت در شرط میتوانیم از علامت [] استفاده کنیم .

هنگام اجرای معیار اکسس وقتی به این علامت میرسد مقدار آن را از کاربر سوال می کند ( اگر بخواهیم کادری که مقدار جایگزین را سوال می کند متن توضیحی به کاربر نشان دهد می توانیم متن توضیحی را بین دو علامت [] وارد کنیم .

مثال : برای جدا کردن افرادی که درآمدشان از یک مقدار دلخواه بیشتر باشد در سطر Criteria و زیر فیلد درآمد می نویسیم :

[مقدار حداقل درآمد را وارد کنید :]

تعریف فرم :

فرم معمولا برای نمایش اطلاعات جدولها یا معیارها به صورت زیباتر و با امکانات آرایش ظاهری گستردهتر استفاده می شود . همچنین فرمی که از یک جدول ساخته می شود علاوه بر نمایش اطلاعات جدول امکان وارد کردن اطلاعات جدید را به کاربر می دهد .

ساخت فرم به روش  Form Wizard :

1. در پنجره اصلی ابتدا روی کلمه Form و سپس روی دکمه New کلیک می کنیم .
2. در پنجره باز شده در کادر بالا روش Form Wizard را انتخاب کرده و در نوار پایین جدول یا معیاری که می خواهیم از آن فرم بسازیم را انتخاب می کنیم و در آخر دکمه OK را کلیک می کنیم .
3. فيلدهاي مورد نظر از کادرAvailable Field انتخاب کرده و با استفاده از دكمه ‌هاي راهنما آنها را به قسمت Selected Field اضافه می کنیم .
4. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
5. نحوه قرار گيري فيلدها را با انتخاب یکی از گزینه های زیر تعيين مي‌كنيم :

Columner  ( طرح ستونی )

Tabuler   ( طرح سطری )

Datasheet   ( طرح دیتاشیت )

Justified   ( طرح بهینه یا طرح قاطی ! )

6. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
7. سبک دلخواه را براي فرم انتخاب می کنیم ( سبک به معنی شکل ظاهری فرم می باشد یعنی ترکیبی از رنگ زمینه و رنگ نوشته ها و … )
8. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
9. نام دلخواه را برای فرم ( در کادر بالای صفحه ) وارد کرده و در پایان دکمه Finish را کلیک می کنیم .

ساخت فرم به روش Design View :

1. در پنجره اصلی ابتدا روی کلمه Form و سپس روی دکمه New کلیک می کنیم .
2. در پنجره باز شده در کادر بالا روش Design View را انتخاب کرده و در نوار پایین جدول یا معیاری که می خواهیم از آن فرم بسازیم را انتخاب می کنیم و در آخر دکمه OK را کلیک می کنیم .
3. فیلدهای مورد نظر را از پنجره کوچک Field List کشیده و بر روی سطح فرم در محل دلخواه رها می کنیم .
4. با استفاده از امکانات موجود در نمای طراحی فرم ( توضیح داده خواهد شد ) شکل ظاهری دلخواه را برای فرم طراحی می کنیم .
5. فرم را با نام دلخواه ذخیره کرده و برای مشاهده اطلاعات به نمای فرم میرویم .

آشنایی با برخی از امکانات موجود در نمای طراحی فرم :

• با انتخاب فیلدهای مورد نظر و اعمال دکمه های نوار ابزار Formatting می توانیم شکل ظاهری فیلدها را تغییر دهیم .
• با استفاده از ابزار Label از نوار ابزار Toolbox میتوانیم متن توضیحی دلخواه بر روی فرم بنویسیم .
• با استفاده از ابزار Image از نوار ابزار Toolbox میتوانیم تصویر دلخواه را بر روی فرم قرار دهیم .
• با استفاده از ابزار Command Button از نوار ابزار Toolbox میتوانیم روی فرم دکمه عملیاتی با عملکرد دلخواه قرار دهیم .

توضیح : دکمه عملیاتی به دکمهای گفته می شود که با کلیک روی آن یک عمل از پیش تعریف شده اتفاق می افتد . بعد از رسم دکمه عملیاتی پنجره ویزارد مربوط به آن به طور خودکار باز می شود و از کاربر می خواهد که عمل دلخواه را برای اجرا انتخاب کند . ( در پنجره باز شده کادر سمت چپ دسته بندی اعمال و کادر سمت راست اعمال مربوط به هر دسته را نشان میدهد ).

• با راست کلیک روی هر شیئ و انتخاب گزینه Properties به پنجره خصوصیات مربوط به شیئ مورد نظر دسترسی پیدا می کنیم . (پنجره خصوصیات مربوط به هر شیئ امکان دسترسی به همه اجزائ شیئ را به ما میدهد و توضیح برخی از این خصوصیات در مطالب بعدی ذکر خواهد شد )

ساخت فرم به روش Autoform :

AutoForm ها قابليت ايجاد فرم از جدول و معیار را به طور خودكار و سريع امكان پذير مي‌سازد .كافيست که در پنجره اصلی بعد از کلیک روی گزینه Form از دکمه New يكي از AutoForm ها را انتخاب كرده و سپس در قسمت تعيين نام جدول يا معیار (نوار پایین پنجره ) گزينه مورد نظر را انتخاب كنيم سپس با Ok كردن فرم ايجاد مي‌گردد.

تعریف گزارش :

گزارش شیئی است که کاربر از طریق آن فقط امکان مشاهده اطلاعات جدول یا معیار را پیدا می کند. به عبارت دیگر امکان ویرایش و حذف اطلاعات در گزارش وجود ندارد .( گزارش بیشتر برای چاپ اطلاعات استفاده می شود )

ساخت گزارش  به روش  Report Wizard:

1. در پنجره اصلی ابتدا روی کلمه Report و سپس روی دکمه New کلیک می کنیم .
2. در پنجره باز شده در کادر بالا روش Report Wizard را انتخاب کرده و در نوار پایین جدول یا معیاری که می خواهیم از آن گزارش بسازیم را انتخاب می کنیم و در آخر دکمه OK را کلیک می کنیم .
3. فيلدهاي مورد نظر از کادرAvailable Field انتخاب کرده و با استفاده از دكمه ‌هاي راهنما آنها را به قسمت Selected Field اضافه می کنیم .
4. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
5. در این مرحله فیلد یا فیلدهایی که می خواهیم گزارش بر اساس آنها گروهبندی شود را انتخاب می کنیم .
   توضیح : با انتخاب فیلد گروهبندی دکمه Grouping Options فعال می شود که درون پنجره این دکمه میتوانیم گروههای گزارش را دسته بندی کنیم . ( مثلا اگر میخواهیم گزارش گروبندی شدهای بر اساس سال تولد بسازیم می توانیم گروهها را بر اساس متولدین دهه های مختلف دسته بندی کنیم )
6. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
7. در این مرحله نحوه مرتب شدن اطلاعات بر اساس فیلد یا فیلدهای مورد نظر و همچنین به ترتیب صعودی یا نزولی انتخاب می شود . همچنین در این مرحله باکلیک روی دکمه Summary Options ( فقط برای گزارش های گروهبندی شده ) می توانیم بر روی فیلدهای عددی برخی محاسبات را انجام بدهیم .
8. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
9. در این مرحله با امکانات زیر مواجه می شویم :

• • نحوه قرار گيري فيلدها را با انتخاب یکی از گزینه های زیر تعيين مي‌كنيم :

Columner  ( طرح ستونی )

Tabuler   ( طرح سطری )

Justified   ( طرح بهینه یا طرح قاطی ! )

• • جهت کاغذ را با انتخاب یکی از گزینه های زیر مشخص می کنیم :

Portrate : جهت عمودی

Landscape : جهت افقی

10. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
11. سبک دلخواه را براي فرم انتخاب می کنیم ( سبک به معنی شکل ظاهری گزارش می باشد یعنی ترکیبی از رنگ زمینه و رنگ نوشته ها و … )
12. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
13. نام دلخواه را برای گزارش ( در کادر بالای صفحه ) وارد کرده و در پایان دکمه Finish را کلیک می کنیم .

ساخت گزارش به روش AutoReport :

AutoReport ها قابليت ايجاد گزارش از جدول و معیار را به طور خودكار و سريع امكان پذير مي‌سازد .كافيست که در پنجره اصلی بعد از کلیک روی گزینه Reportاز دکمه New يكي از AutoReport ها را انتخاب كرده و سپس در قسمت تعيين نام جدول يا معیار (نوار پایین پنجره ) گزينه مورد نظر را انتخاب كنيم سپس با Ok كردن گزارش ايجاد مي‌گردد .

آشنایی با قسمتهای مختلف یک گزارش :

Report Header : محتوای این قسمت به عنوان سرصفحه گزارش فقط در آغاز گزارش ظاهر می شود ( یعنی بالای صفحه اول گزارش )

Page Header : محتوای این قسمت به عنوان سرصفحه صفحه ها در بالای همه صفحه ها ظاهر می شود .

 Report Footer : محتوای این قسمت به عنوان پاصفحه گزارش فقط در پایان گزارش ظاهر می شود ( یعنی پایین صفحه آخر گزارش )

Page Footer : محتوای این قسمت به عنوان پاصفحه صفحه ها در پایین همه صفحه ها ظاهر می شود .