آموزش Access

تعریف کلی از Access 

اکسس ابزاری برای تولید بانکهای اطلاعاتی است.( بانک اطلاعاتی یا پایگاه داده به مجموعه ای از اطلاعات سازمان یافته گفته می شود) . بانکهای اطلاعاتی امکان گردآوری انواع اطلاعات را برای ذخیره ‌سازی ،جستجو و بازیابی فراهم می‌کند.

ساخت یک بانک اطلاعاتی جدید در اکسس :

منوی File

گزینه New

انتخاب گزینه Blanc Database از پانل سمت راست

وارد کردن نام دلخواه برای بانک اطلاعاتی

دکمه Create

تعریف

پنجره اصلی پایگاه داده مهمترین پنجره اکسس و مرکز کنترل اشیاء یک پایگاه داده می باشد .

اجزا یا اشیائ بانک اطلاعاتی اکسس عبارتند از:

1. Table
2. Query
3. Form
4. Report
5. Page
6. Macro
7. Module

• ‏‏Table :(جدول ) هر جدول برای نگهداری داده‌های خام بانک اطلاعاتی است.داده‌ها را شما در جدول وارد می‌کنید.جداول سپس این داده‌ها را به شکل سطرها و ستونهایی سازماندهی میکند.

• Query :هر پرس و جو برای استخراج اطلاعات مورد نظر از یک بانک اطلاعاتی مورد استفاده قرار می‌گیردهر پرس و جو می‌تواند گروهی از رکوردها را که شرایط خاص دارا هستند انتخاب کند.پرس و جوها را می‌توان بر اساس جداول یا پرس و جوهای دیگر اماده نمود. با استفاده از پزس‌وجوها می‌توان رکوردهای بانک اطلاعاتی را انتخاب کرد، تغییر داد و یا حذف نمود.

• Form :متداولترین روش استفاده از فرمها،برای ورود و نمایش داده‌ها است.

• Report :گزارش ها می‌توانند بر اساس جدول ،پرس‌وجوها باشند ،قابلیت گزارش چاپ داده‌ها می‌باشدگزارشها را می‌توان بر اساس چند جدول و پرس‌وجو تهیه نمود تا رابطه بین داده‌ها را نشان داد.

• Macro :ماکروها به خودکار کردن کارهای تکراری ،بدون نوشتن برنامه‌های پیچیده یا فراگیری یک زبان برنامه نویسی ، یاری می‌کند، در واقع ماکروها یکسری قابلیت‌هایی هستند که امکان سریع سازی را فراهم می‌سازند.

• Modules : محیط بسیار قوی و با کیفیت برای برنامه‌نویسی محاسبات و عملیات پیچیده روی سیستم بانک اطلاعاتی.

تعریف

Fild :به مجموعه اطلاعات از یک جنس فیلد گفته می شود ( ستونهای یک جدول )

Rcord :به مجموعه اطلاعات مربوط به یک موضوع رکورد گفته می شود ( سطرهای یک جدول )

روشهای ساخت جدول : 

با انتخاب گزینه New در پنجره اصلی پایگاه داده ( بعد از انتخاب شیئ Table ) گزینه‌های زیر قابل استفاده برای طراحی جدول می‌باشد.

1. DataSheet View
2.  Design View
3.  Table Wizard
4.  Import Table
5.  Link Table

ساخت جدول به روش Design View :

با استفاده از این روش می‌توانید ساختار جداول ، فیلدها و خصوصیات را تنظیم نمودو یا مشاهده نمود.

مراحل ساخت جدول در نمای طراحی ( Design View ) :

1. واردکردن نام فیلد ها در قسمت Field Name
2. انتخاب نوع اطلاعات مربوط به هر فیلد در قسمت Data Type
3. اضافه کردن توضیحات مورد نیاز در قسمت Description
4. ذخیره جدول با نام دلخواه ( گزینه Save az از منوی File)
5. رفتن به نمای Datasheet برای وارد کردن اطلاعات جدول ( گزینه View از منوی Datasheet )

نکته

در نامگذاری فیلد ها قواعد زیر را رعایت می کنیم :

1. نام فیلدها نباید از ۶۴ کاراکتر بیشتر باشد
2. حتما باید اول نام فیلدها با حروف الفبا شروع شود ولی در ادامه نام می‌توان از ارقام نیز استفاده کرد.
3. در نام فیلد از علامتهایی همچون ] , [ , ? ,! , ) ,( نباید استفاده کرد.

انواع اطلاعات قابل انتخاب برای هر فیلد:

Text:نوع داده متنی شامل حرف و عدد که از ۱ تا ۲۵۵ کارکتر را می‌پذیرد. ( متن کوتاه )

Memo : نوع داده متنی که ۶۵۰۰۰ کارکتر حرفی را می‌پذیرد. ( متن بلند )

Number : نوع داده عددی است و برای نگهداری عملیات محاسباتی به کار می‌رود.

Date/Time : نوع داده تاریخ و زمان که برای مشخص کردن تاریخ و زمان به کار می‌رود.

Currency : نوع داده که برای مقادیر پولی به‌کار می‌رود.

AutoNumber : نوع داده که به طور متوالی رقم می‌اندازد ( شماره زن خودکار )

Yes/No : نوع داده دو گزینه ای ( مانند فیلد تاهل )

Ole Object :اضافه کردن اطلاعات خارجی به Access (مانند فایل های صوتی یا تصویری )

HyperLink :درج داده از نوع پیوند یا لینک

LookUp Wizard : امکان انتخاب گزینه‌ها را به صورت انتخاب از لیست فراهم می‌کند.این گزینه بر روی دو نوع داده Text,Number قابل اجرا است و به دو صورت می‌توان آن را ایجاد نمود :

1. از Table or Query
2. . ایجاد مقادیر توسط کاربر
   (در هر دو مورد از طریق ویزارد با انتخاب گزینه‌های مورد نظر به آسانی Look Up ایجاد می‌گردد)

آشنایی با خصوصیات فیلدها در نمای طراحی جدول :

• Field Size:
  توسط این ویژگی می توانیم اندازه اطلاعات وارد شده به فیلد را مشخص کنیم

نکته : برای فیلدهای متنی ( از نوع Text ) اندازه فیلد با وارد کردن حداکثر تعداد کارکتر مشخص می شود و برای فیلدهای عددی اندازه فیلد با انتخاب یکی از گزینه های زیر تعریف می شود :

• Format:
  این ویژگی نحوه نمایش و قالب بندی اطلاعات درون فیلد را کنترل می‌کند .
• Input Mask:

توسط این ویژگی و با استفاده از کارکترها و علائم جایگزین میتوانیم قالب دلخواه برای اطلاعات فیلد تعریف کنیم . علائم  و کارکترهای مطرح در Input Mask به شرح زیر می‌باشد:

۰ : احتیاج به عدد است

۹ : عدد یا فاصله خالی می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست

#:عدد،علامت مثبت ، علامت منفی و فاصله خالی می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست

L :احتیاج به حرف است? :حرف می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست

A :احتیاج به حرف یا عدد است: a حرف یا عدد می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست

& :احتیاج به حرف یا فاصله خالی است

C :هر کارکتر یا فاصله خالی می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست

< : کارکترهایی که بعد از آن وارد می‌شود را به حروف کوچک تبدیل می‌کند

> : کارکترهایی که بعد از آن وارد می‌شود را به حروف بزرگ تبدیل می‌کند

! :باعث می‌گردد کارکترها از راست به چپ وارد شوند

\ :کارکترهای که به دنبال آن می‌آیند به جای اینکه به عنوان کد خوانده شود به صورت تحت الفظی نمایش می‌یابد.

نکته :داده‌های از نوع Text , Number , Date/Time , Currency دارای این خصوصیت می‌باشند.

• Caption:

عبارت نوشته شده درون این ویژگی به صورت عنوان فیلد ( در نمای Datasheet یا نمای مشاهده اطلاعات )ظاهر میشود .

توضیح : از انجا که اختصاص نام فارسی به فیلدها مناسب نیست می توانیم با استفاده از این ویژگی برای فیلدها عنوان فارسی بنویسیم .

• Default Value:

عبارت نوشته شده درون این ویژگی به عنوان مقدار پیش فرض درون فیلد قرار می گیرد .

• Validation Rule

خصوصیتی است که امکان کنترل ورود داده ها را دارا می‌باشد، به عبارتی دیگر با نوشتن عبارت شرطی مناسب ( با استفاده از قوائد شرط نویسی که در بخش مربوط به Query توضیح داده خواهد شد ) درون این ویژگی مانع از ورود اطلاعات خلاف انتظار می شویم .

چند مثال برای عبارات شرطی :

 >100

 <>”iran”

 >200 and <400

like”a????”

• Validation Text:

پیغام خطای دلخواه نوشته شده درون این ویژگی زمانی نمایش داده می شود که کاربر درون فیلد مقداری خلاف شرط نوشته شده در ویژگی Validation Rule وارد کند .

• Required:

در صورت فعال کردن این خصوصیت ( یعنی انتخاب مقدار Yes ) ورود داده برای آن فیلد الزامی می‌باشددر صورت وارد نکردن داده پیغام اخطار می‌دهد.

• Allow ZeroLength:

مشخص می‌کند که آیا متنی به طول صفر در فیلد قابل قبول است یا خیر 

تعریف

Primary Key یا کلید اولیه به فیلدی گفته می شود که هر گزینه از محتوای آن فقط به یک رکورد اشاره کند ( مانند فیلد کد ملی در جدول اطلاعات شخصی ) . به لحاظ عملی فیلد کلید اولیه محتوای تکراری و خالی قبول نمی کند

برای انتخاب کلید اولیه در نمای طراحی جدول روی فیلد مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه Primary Key  را انتخاب می کنیم .

انواع ارتباط

ارتباط یک به یک : در این نوع رابطه هر رکورد از فیلد عامل ارتباط در طرف اول می تواند فقط به یک رکورد از فیلد عامل ارتباط در جدول دیگر مربوط شود .

برای پیاذه سازی این نوع ارتباط فیلد عامل ارتباط در هر دو جدول باید به نوعی تعریف شود که اطلاعات تکراری نداشته باشد ( یعنی فیلدهای عامل ارتباط در هر دو جدول کلید اولیه داشته باشد )

ارتباط یک به چند : در این نوع رابطه هر رکورد از فیلد عامل ارتباط در طرف یک می تواند به یک یا چند رکورد از فیلد عامل ارتباط در جدول دیگر مربوط شود .

 برای پیاذه سازی این نوع ارتباط فیلد عامل ارتباط فقط در طرف یک باید به شکلی تعریف شود که اطلاعات تکراری و خالی نپذیرد ( کلید اولیه داشته باشد )

ارتباط چند به چند :

استفاده از این نوع رابطه در بانک های اطلاعاتی مجاز نیست و برای پیاده سازی چنین رابطه ای باید آن را توسط یک جدول واسط به دو رابطه یک به چند تبدیل کنیم .

برای برقراری ارتباط بین دو جدول مسیر زیر را دنبال می کنیم :

1. از منوی Tools گزینه Relationship را انتخاب می کنیم .
2. جدولهای مورد نظر برای برقراری ارتباط را با دکمه Add اضافه کرده و سپس دکمه Close را کلیک می کنیم .
3. روی فیلد عامل ارتباط در جدول اول کلیک کرده و با نگه داشتن دکمه ماوس به سمت فیلد عامل ارتباط در جدول دوم حرکت می کنیم .
4. بعد از رها کردن دکمه ماوس بر روی فیلد عامل ارتباط در طرف دوم پنجره ارتباط به طور خودکار ظاهر می شود و بعد از کنترل نوع ارتباط دکمه Create را کلیک می کنیم .
5. پنجره ارتباط را بسته ( در جواب هشدار ذخیره دکمه Save را کلیک می کنیم ) و به پنجره اصلی برمی گردیم .

تعریف :

Query یا معیار امکان جداکردن اطلاعات یک یا چند جدول را ( با شرایط انتخاب دلخواه ) برای ما فراهم می کند ( همچنین امکان ساخت فیلد های محاسباتی نیز در معیار ها امکان پذیر می باشد .

ایجاد معیار به روش Design View

1. در پنجره اصلی ابتدا روی کلمه Query و سپس روی دکمه New کلیک می کنیم .
2. در پنجره باز شده بعد از انتخاب روش Design View روی دکمه OK کلیک می کنیم .
3. در لیست ضاهر شده جدولهایی که می خواهیم از آنها معیار بسازیم را انتخاب کرده ( با دکمه Add ) و سپس روی دکمه Close کلیک می کنیم .
4. فیلدهای دلخواه را برای نمایش در معیار انتخاب می کنیم ( به روش Drag and Drop یا با دابل کلیک روی نام فیلد مورد نظر در کادر بالا )
5. در سطر Sort در صورت تمایل نحوه مرتب شدن اطلاعات معیار را بر اساس اطلاعات فیلد مورد نظر و به ترتیت صعودی یا نزولی (Ascending  یا Descending )انتخاب می کنیم .
6. شرطهای مناسب بر اساس تعریف معیار را در سطر Criteria و زیر فیلد مورد نظر وارد می کنیم .
7. معیار را با نام دلخواه ذخیره کرده و برای مشاهده نتیجه کار به نمای دیتاشیت می رویم ( از منوی View گزینه Datasheet View را انتخاب می کنیم ) .

نکته ۱ : هنگام نوشتن شرط در سطر Criteria از توابع , عملگرها و کارکترهای جایگزین زیر می توانیم استفاده کنیم :

نکته ۲ :برنامه اکسس برای محاسبه نتیجه ابتدا بین شرطهای نوشته شده در یک سطر عملگر And را در نظر گرفته و سپس بین سطرهای مختلف عملگر Or را اعمال می کند .

نکته ۳ :برای نوشتن شرطهای پیچیده و استفاده از توابع ویژه از پنجره Expression Builder کمک میگیریم ( در محل نوشتن شرط راست کلیک کرده و گزینه Build را کلیک می کنیم ) .

نکته ۴ :برای تعریف معیارهای پارامتری از مفهوم Query Parameter استفاده می کنیم . به این صورت که هنگام تعریف شرط به جای نوشتن یک مقدار ثابت در شرط میتوانیم از علامت [] استفاده کنیم .

هنگام اجرای معیار اکسس وقتی به این علامت میرسد مقدار آن را از کاربر سوال می کند ( اگر بخواهیم کادری که مقدار جایگزین را سوال می کند متن توضیحی به کاربر نشان دهد می توانیم متن توضیحی را بین دو علامت [] وارد کنیم .

مثال : برای جدا کردن افرادی که درآمدشان از یک مقدار دلخواه بیشتر باشد در سطر Criteria و زیر فیلد درآمد می نویسیم :

[مقدار حداقل درآمد را وارد کنید :]

تعریف فرم :

فرم معمولا برای نمایش اطلاعات جدولها یا معیارها به صورت زیباتر و با امکانات آرایش ظاهری گستردهتر استفاده می شود . همچنین فرمی که از یک جدول ساخته می شود علاوه بر نمایش اطلاعات جدول امکان وارد کردن اطلاعات جدید را به کاربر می دهد .

ساخت فرم به روش  Form Wizard :

1. در پنجره اصلی ابتدا روی کلمه Form و سپس روی دکمه New کلیک می کنیم .
2. در پنجره باز شده در کادر بالا روش Form Wizard را انتخاب کرده و در نوار پایین جدول یا معیاری که می خواهیم از آن فرم بسازیم را انتخاب می کنیم و در آخر دکمه OK را کلیک می کنیم .
3. فیلدهای مورد نظر از کادرAvailable Field انتخاب کرده و با استفاده از دکمه ‌های راهنما آنها را به قسمت Selected Field اضافه می کنیم .
4. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
5. نحوه قرار گیری فیلدها را با انتخاب یکی از گزینه های زیر تعیین می‌کنیم :

Columner  ( طرح ستونی )

Tabuler   ( طرح سطری )

Datasheet   ( طرح دیتاشیت )

Justified   ( طرح بهینه یا طرح قاطی ! )

6. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
7. سبک دلخواه را برای فرم انتخاب می کنیم ( سبک به معنی شکل ظاهری فرم می باشد یعنی ترکیبی از رنگ زمینه و رنگ نوشته ها و … )
8. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
9. نام دلخواه را برای فرم ( در کادر بالای صفحه ) وارد کرده و در پایان دکمه Finish را کلیک می کنیم .

ساخت فرم به روش Design View :

1. در پنجره اصلی ابتدا روی کلمه Form و سپس روی دکمه New کلیک می کنیم .
2. در پنجره باز شده در کادر بالا روش Design View را انتخاب کرده و در نوار پایین جدول یا معیاری که می خواهیم از آن فرم بسازیم را انتخاب می کنیم و در آخر دکمه OK را کلیک می کنیم .
3. فیلدهای مورد نظر را از پنجره کوچک Field List کشیده و بر روی سطح فرم در محل دلخواه رها می کنیم .
4. با استفاده از امکانات موجود در نمای طراحی فرم ( توضیح داده خواهد شد ) شکل ظاهری دلخواه را برای فرم طراحی می کنیم .
5. فرم را با نام دلخواه ذخیره کرده و برای مشاهده اطلاعات به نمای فرم میرویم .

آشنایی با برخی از امکانات موجود در نمای طراحی فرم :

• با انتخاب فیلدهای مورد نظر و اعمال دکمه های نوار ابزار Formatting می توانیم شکل ظاهری فیلدها را تغییر دهیم .
• با استفاده از ابزار Label از نوار ابزار Toolbox میتوانیم متن توضیحی دلخواه بر روی فرم بنویسیم .
• با استفاده از ابزار Image از نوار ابزار Toolbox میتوانیم تصویر دلخواه را بر روی فرم قرار دهیم .
• با استفاده از ابزار Command Button از نوار ابزار Toolbox میتوانیم روی فرم دکمه عملیاتی با عملکرد دلخواه قرار دهیم .

توضیح : دکمه عملیاتی به دکمهای گفته می شود که با کلیک روی آن یک عمل از پیش تعریف شده اتفاق می افتد . بعد از رسم دکمه عملیاتی پنجره ویزارد مربوط به آن به طور خودکار باز می شود و از کاربر می خواهد که عمل دلخواه را برای اجرا انتخاب کند . ( در پنجره باز شده کادر سمت چپ دسته بندی اعمال و کادر سمت راست اعمال مربوط به هر دسته را نشان میدهد ).

• با راست کلیک روی هر شیئ و انتخاب گزینه Properties به پنجره خصوصیات مربوط به شیئ مورد نظر دسترسی پیدا می کنیم . (پنجره خصوصیات مربوط به هر شیئ امکان دسترسی به همه اجزائ شیئ را به ما میدهد و توضیح برخی از این خصوصیات در مطالب بعدی ذکر خواهد شد )

ساخت فرم به روش Autoform :

AutoForm ها قابلیت ایجاد فرم از جدول و معیار را به طور خودکار و سریع امکان پذیر می‌سازد .کافیست که در پنجره اصلی بعد از کلیک روی گزینه Form از دکمه New یکی از AutoForm ها را انتخاب کرده و سپس در قسمت تعیین نام جدول یا معیار (نوار پایین پنجره ) گزینه مورد نظر را انتخاب کنیم سپس با Ok کردن فرم ایجاد می‌گردد.

تعریف گزارش :

گزارش شیئی است که کاربر از طریق آن فقط امکان مشاهده اطلاعات جدول یا معیار را پیدا می کند. به عبارت دیگر امکان ویرایش و حذف اطلاعات در گزارش وجود ندارد .( گزارش بیشتر برای چاپ اطلاعات استفاده می شود )

ساخت گزارش  به روش  Report Wizard:

1. در پنجره اصلی ابتدا روی کلمه Report و سپس روی دکمه New کلیک می کنیم .
2. در پنجره باز شده در کادر بالا روش Report Wizard را انتخاب کرده و در نوار پایین جدول یا معیاری که می خواهیم از آن گزارش بسازیم را انتخاب می کنیم و در آخر دکمه OK را کلیک می کنیم .
3. فیلدهای مورد نظر از کادرAvailable Field انتخاب کرده و با استفاده از دکمه ‌های راهنما آنها را به قسمت Selected Field اضافه می کنیم .
4. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
5. در این مرحله فیلد یا فیلدهایی که می خواهیم گزارش بر اساس آنها گروهبندی شود را انتخاب می کنیم .
   توضیح : با انتخاب فیلد گروهبندی دکمه Grouping Options فعال می شود که درون پنجره این دکمه میتوانیم گروههای گزارش را دسته بندی کنیم . ( مثلا اگر میخواهیم گزارش گروبندی شدهای بر اساس سال تولد بسازیم می توانیم گروهها را بر اساس متولدین دهه های مختلف دسته بندی کنیم )
6. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
7. در این مرحله نحوه مرتب شدن اطلاعات بر اساس فیلد یا فیلدهای مورد نظر و همچنین به ترتیب صعودی یا نزولی انتخاب می شود . همچنین در این مرحله باکلیک روی دکمه Summary Options ( فقط برای گزارش های گروهبندی شده ) می توانیم بر روی فیلدهای عددی برخی محاسبات را انجام بدهیم .
8. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
9. در این مرحله با امکانات زیر مواجه می شویم :

• • نحوه قرار گیری فیلدها را با انتخاب یکی از گزینه های زیر تعیین می‌کنیم :

Columner  ( طرح ستونی )

Tabuler   ( طرح سطری )

Justified   ( طرح بهینه یا طرح قاطی ! )

• • جهت کاغذ را با انتخاب یکی از گزینه های زیر مشخص می کنیم :

Portrate : جهت عمودی

Landscape : جهت افقی

10. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
11. سبک دلخواه را برای فرم انتخاب می کنیم ( سبک به معنی شکل ظاهری گزارش می باشد یعنی ترکیبی از رنگ زمینه و رنگ نوشته ها و … )
12. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
13. نام دلخواه را برای گزارش ( در کادر بالای صفحه ) وارد کرده و در پایان دکمه Finish را کلیک می کنیم .

ساخت گزارش به روش AutoReport :

AutoReport ها قابلیت ایجاد گزارش از جدول و معیار را به طور خودکار و سریع امکان پذیر می‌سازد .کافیست که در پنجره اصلی بعد از کلیک روی گزینه Reportاز دکمه New یکی از AutoReport ها را انتخاب کرده و سپس در قسمت تعیین نام جدول یا معیار (نوار پایین پنجره ) گزینه مورد نظر را انتخاب کنیم سپس با Ok کردن گزارش ایجاد می‌گردد .

آشنایی با قسمتهای مختلف یک گزارش :

Report Header : محتوای این قسمت به عنوان سرصفحه گزارش فقط در آغاز گزارش ظاهر می شود ( یعنی بالای صفحه اول گزارش )

Page Header : محتوای این قسمت به عنوان سرصفحه صفحه ها در بالای همه صفحه ها ظاهر می شود .

 Report Footer : محتوای این قسمت به عنوان پاصفحه گزارش فقط در پایان گزارش ظاهر می شود ( یعنی پایین صفحه آخر گزارش )

Page Footer : محتوای این قسمت به عنوان پاصفحه صفحه ها در پایین همه صفحه ها ظاهر می شود .