تعریف
PowerPoint نرم افزاری قوی و توانا برای ساخت نمایش های (Presentations) قابل مشاهده در کامپیوتر است . در واقع این برنامه با در اختیار گذاشتن مجموعه ای از امکانات به کاربر در ارائه بهتر مطالب کمک می کند . از این برنامه در نمایش های تجاری (Business) و کنفرانس های کلاسی ، سمینارها و … استفاده می شود.
- نکته ۱: به هر فایل ایجاد شده در پاورپوینت Presentation یا نمایش گفته می شود .
- نکته ۲ : هر نمایش از چند صفحه تشکیل شده که به هر کدام از این صفحه ها اسلاید ( Slide ) گفته می شود .
اضافه کردن اسلاید جدید به نمایش :
راه اول : کلیک روی دکمه New Slide از نوار ابزار Formatting
راه دوم : انتخاب گزینه New Slide از منوی Insert
نکته : هنگامیکه اقدام به ایجاد یک اسلاید جدید می نماییم در قسمت Task Pan ( پانل ظاهر شده در سمت راست ) لیست Slide Layout ها یا قالبهای آماده دیده می شود که با انتخاب هر کدام Layout مربوطه به اسلاید جاری اعمال می شود . هر کدام از Layout ها می توانند محتوای متفاوتی به اسلایدها بدهند که به ترتیب قرار گرفتن Layout ها در این قسمت آنها را توضیح می دهیم. ( هر Layout دارای یک نام می باشد که با ثابت نگه داشتن ماوس روی Layout ظاهر می شود )
Title Slide : انتخاب این طرح به اسلاید دو کادر عنوان و زیر عنوان می دهد . ( این طرح معمولا برای اولین اسلاید استفاده می شود )
Title Only: انتخاب این طرح به اسلاید فقط یک کادر عنوان می دهد و فضای زیر آن در اختیار کاربر قرار دارد که با محتوای دلخواه پر شود.
Title and text: انتخاب این طرح به اسلاید یک کادر عنوان و یک کادر برای نوشتن متن می دهد . متن های نوشته شده در کادر متنی در یک ستون نوشته می شود.
Title and two column text : انتخاب این طرح به اسلاید یک کادر عنوان به همراه دو ستون متنی می دهد .
Blank : در این حالت یک اسلایدی کاملا خالی در اختیار ما قرار می گیرد که می توانیم هر نوع داده ای را در آن جا دهیم.
Content : انتخاب این طرح به کاربر یک انتخاب شش گانه می دهد که هر کدام را جداگانه توضیح می دهیم :
- Insert Table: این گزینه برای رسم جدول در اسلاید استفاده می شود. با انتخاب این مورد پنجره ی کوچک Insert Table مطابق شکل باز می شود که در آن تعداد سطر و ستون را وارد می کنیم و بعد از زدن OK شاهد درج جدول در اسلاید می شویم .
- Insert Chart: این گزینه برای رسم نمودار در اسلاید استفاده می شود. با کلیک روی این دکمه وارد برنامه رسم نمودار می شویم ( برنامه ای به اسم Microsoft Graph که از نظر ظاهری شبیه Excel می باشد ) و با یک نمودار پیش فرض مواجه می شویم . اطلاعات مربوط به نمودار پیش فرض را پاک کرده و اطلاعات خود را وارد می کنیم و پس از تنظیمات ظاهری بیرون هاشور دور نمودار کلیک می کنیم تا به Powerpoint برگردیم . ( برای برگشت دوباره به برنامه ویرایش نمودار کافیست که روی سطح آن دابل کلیک کنیم )
- Insert Clip Art : این گزینه برای قراردادن Clip Art ( تصاویر آماده Office ) در اسلاید استفاده می شود.
- Insert Picture : این گزینه برای قراردادن تصویر دلخواه در اسلاید استفاده می شود.
- Insert Diagram or organization chart : باین گزینه برای ایجاد انواع نمودارهای سازمانی استفاده می شود . ( روش رسم نودار سازمانی توضیح داده خواهد شد )
- Insert Media Clip: این گزینه برای ایجاد Multimedia ( فیلم و صداهای آماده در Office )در اسلاید استفاده می شود .
تغییر زمینه اسلاید :
- از منوی Format گزینه Background را انتخاب می کنیم .
- در پنجره باز شده از نوار انتخاب رنگ , رنگ دلخواه را انتخاب می کنیم .
- اگر بخواهیم رنگ انتخاب شده به همه ی اسلایدها اضافه شود گزینه ی Apply to all و اگر بخواهیم فقط به اسلاید جاری اعمال شود گزینه ی Apply را می زنیم .
نکته ۱ : برای دسترسی به رنگهای بیشتر از نوار انتخاب رنگ گزینه ی More Color را کلیک می کنیم .
نکته ۲ : برای دسترسی به طرح های ویژه از نوار انتخاب رنگ گزینه Fill Effects را کلیک می کنیم . پنجره ای به همین نام باز می شود و چهار Tab یا برگه در آن دیده می شود که هر کدام از این قسمت ها را توضیح می دهیم .
برگه Gradient ( طیف نور ) :
در این برگه ابتدا با انتخاب یکی از گزینه های زیر ( در قسمت Colors ) نوع ترکیب رنگ را انتخاب می کنیم :
- One Color : حالت تک رنگ
- Two Colors : حالت دو رنگ
- Preset : حالتهای از پیش تعریف شده
سپش با استفاده از گزینه های پایین صفحه جهت ترکیب رنگها را انتخاب می کنیم .
برگه Texture ( بافت ) :
در این برگه از میان طرح های ارائه شده طرح دلخواه را برای زمینه اسلاید انتخاب می کنیم .
برگه Pattern ( الگو ) :
با دادن دو رنگ دلخواه در Background و Foreground می توان از الگوهای این قسمت برای زمینه ی اسلاید استفاده نمود .
برگه Picture :
در این برگه با انتخاب گزینه Select Picture میتوانیم تصویر دلخواه را به عنوان زمینه اسلاید قرار دهیم .
نماهای یک نمایش :
در Power-Point نماهای مختلفی داریم که در ظاهر نمایش برنامه تاثیر می گذارد . برای مشاهده نماهای مختلف منوی View را باز کرده و یکی از نماهای زیر را انتخاب می کنیم :
Normal : حالت طبیعی نمایش برنامه می باشد در حقیقت می توان گفت در بدو ورود به برنامه این نما قابل مشاهده می باشد. خصوصیت نمای Normal View این است که در آن می توان اقدام به طراحی ، حذف و اضافه نمودن محتوای اسلاید و همچنین حذف و اضافه نمودن خود اسلایدها نمود ، در حقیقت نمای طراحی می باشد .
Slide Sorter: در این نما می توان اسلایدها را در اندازه ی کوچک می توان یکجا مشاهده نمود . توجه کنید که در این نما امکان طراحی داخلی اسلاید وجود ندارد ولی در آن می توان اقدام به اضافه یا حذف اسلایدها نمود و قابلیت جابجایی اسلایدها توسط Drag & Drop وجود دارد.
Slide Show: این نما برای نشان دادن نتیجه کار استفاده می شود و امکان هیچ گونه طراحی یا ویرایش اسلایدها وجود ندارد. کلید میانبر این نما F5 بوده و برای خروج از این نما هم دکمه Esc را فشار می دهیم .
Notes Page : در این نما طراح اسلاید یادداشتی را برای یادآوری یا تاکید خود می نویسد که این یادداشت در نمایش نهایی Slide show ظاهر نخواهد شد و صرفا خود طراح از آن استفاده خواهد کرد . مطالب نوشته شده در این نما را در پایین قسمت نمای Normal می توان مشاهده کرد .
مدیریت اسلایدها :
( قبل از مطالعه این بخش توجه کنید که برای کنترل بهتر اسلایدها توصیه می شود که دستورات زیر را در نمای Slide Sorter انجام دهید )
کپی کردن یک اسلاید :
- راه اول : استفاده از روش Drag and Drop همراه با نگه داشتن دکمه Ctrl
توضیح : Drag and Drop یعنی بعد از انتخاب یک موضوع روی آن کلیک کرده و با نگه داشتن دکمه ماوس به سمت مقصد حاکت کنیم و در پایان دکمه ماوس را رها کنیم . - راه دوم : استفاده از دستورهای Copy و Paste
جا به جا کردن اسلاید ها :
- راه اول : استفاده از روش Drag and Drop همراه با نگه داشتن دکمه Ctrl
- راه دوم : استفاده از دستورهای Copy و Paste
حذف کردن یک اسلاید : روی اسلاید مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه Delete Slide را انتخاب می کنیم .
مخفی کردن یک اسلاید : روی اسلاید مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه Hide Slide را انتخاب می کنیم . ( منظور از مخفی شدن اسلاید این است که در نمای Slide Show اسلاید مخفی شده پخش نمی شود )
کپی کردن اسلاید از نمایش دیگر : از منوی Insert گزینه Slide from file را انتخاب می کنیم . در پنجره باز شده با دکمه Browse نمایش مورد نظر را انتخاب کرده و بعد از انتخاب اسلاید مورد نظر دکمه Insert را کلیک می کنیم .
Transition یا گذار :
به نحوه طاهر شدن اسلایدها در نمای Slide Show گذار یا Transition گفته می شود . برای دسترسی به این موضوع از منوی Slide Show گزینه Slide Transition را انتخاب می کنیم .
در پنل ظاهر شده گذار مورد نظر را از کادر بالا انتخاب می کنیم .
- نکته ۱ : در کادر Speed از پانل Transition سرعت اجرای گذار را انتخاب می کنیم .
- نکته ۲ : در کادر Sound از پانل Transition صدای دلخواه هنگام اجرای اسلاید را انتخاب می کنیم . ( با انتخاب گزینه Other Sound میتوانیم فایل صوتی دلخواه با پسوند Wav انتخاب کنیم )
- نکته ۳ : اگر بخواهیم زمان نمایش برای اسلاید تعریف کنیم ابتدا گزینه Automatically After را انتخاب کرده و سپس زمان دلخواه را در کادر مقابل وارد می کنیم .
- نکته ۴ : اگر بخواهیم تنظیمات انتخاب شده به همه اسلایدها اعمال شود دکمه Apply to All Slides را کلیک می کنیم
توضیح دکمه های نوار ابزار Formatting :
کادر Font : برای تغییر نوع قلم متن انتخاب شده استفاده می شود .
کادر FontSize : برای تغییر اندازه متن انتخاب شده استفاده می شود .
دکمه Bold : برای ضخیم کردن متن انتخاب شده استفاده می شود .
دکمه Italic : برای اریب کردن متن انتخاب شده استفاده می شود .
دکمه Underline : برای زیر خط دار کردن متن انتخاب شده استفاده می شود .
دکمه Shadow : برای سایه دار کردن متن انتخاب شده استفاده می شود .
دکمه Align Left : برای چپ چین کردن پاراگراف انتخاب شده ( یا کلیک شده )استفاده می شود .
دکمه Center : برای وسط چین کردن پاراگراف انتخاب شده ( یا کلیک شده )استفاده می شود .
دکمه Align Right : برای راست چین کردن پاراگراف انتخاب شده ( یا کلیک شده )استفاده می شود .
دکمه Numbering : برای شماره گذاری پاراگرافهای انتخاب شده ( یا کلیک شده )استفاده می شود .
دکمه Bullets : برای بالت دار کردن پاراگرافهای انتخاب شده ( یا کلیک شده )استفاده می شود .
دکمه Left to Right : برای تغییر جهت پاراگراف انتخاب شده ( از چپ به راست )استفاده می شود .
دکمه Right to Left : برای تغییر جهت پاراگراف انتخاب شده ( از راست به چپ )استفاده می شود .
دکمه Increase FontSize : برای افزایش اندازه متن انتخاب شده استفاده می شود .
دکمه Decrease FontSize : برای کاهش اندازه متن انتخاب شده استفاده می شود .
دکمه Decrease Indent : برای کاهش تورفتگی پاراگراف انتخاب شده ( یا کلیک شده )استفاده می شود .
دکمه Increase Indent : برای افزایش تورفتگی پاراگراف انتخاب شده ( یا کلیک شده )استفاده می شود .
دکمه Font Color : برای تغییر رنگ متن انتخاب شده استفاده می شود .
دکمه Design : با انتخاب این دکمه مجموعه ای از طرح های آماده برای اسلاید به کاربر ارائه می شود و کاربر براع اعمال طرح مورد نظر به اسلاید جاری کافیست که روی آن کلیک کند .
دکمه New Slide : برای اضافه کردن اسلاید جدید به نمایش استفاده می شود .
توضیح دکمه های نوار ابزار Drawing:
دکمه Auto shape : در این قسمت مجموعه ای از شکل های مختلف قرار دارد که با انتخاب هرگزینه می توان به تصویرهای بیشتری در داخل گزینه دست پیداکرد.این تصاویر باDrag کردن روی اسلاید ایجاد می شود.داخل شکل ها می توان متن و تصویر قرار داد.هنگامی که یک Auto shape را انتخاب می کنیم یک نقطه زردرنگ در کنارشکل ظاهر می شود که توسط این گزینه می توان ظاهر شکل راتغییرداد. همچنین امکان تغییر سایز و جابجایی شکل ها نیز وجود دارد.
دکمه Line : برای رسم خطوط راست استفاده می شود .
دکمه Arrow : برای رسم خطوط جهت نما استفاده می شود .
دکمه Rectangle : برای رسم مستطیل استفاده می شود که با پایین نگه داشتن کلید Shiftشکل رسم شده مربع می شود.
دکمه Oval : برای رسم بیضی که با پایین نگه داشتن کلید Shift شکل رسم شده دایره می شود.
دکمه Text Box : برای رسم کادر متنی استفاده می شود .
دکمه Word Art : برای رسم متن های هنری استفاده می شود .
دکمه Insert Diagram : برای رسم انواع نمودار سازمانی استفاده می شود .
دکمه Clip Art : برای قراردادن Clip Art ( تصاویر آماده Office ) در اسلاید استفاده می شود.
دکمه Insert Picture : برای قراردادن تصویر دلخواه در اسلاید استفاده می شود.
دکمه Fill Color : برای تغییر رنگ قسمت های درونی شکل ها استفاده می شود .
دکمه Line Color : برای تغییر رنگ محیط شکل ها استفاده می شود .
دکمه Font color : برای تغییر رنگ متن استفاده می شود .
دکمه Line Style : برای تغییر نوع و ضخامت خطوط انتخاب شده استفاده می شود .
دکمه Dash Style : برای تغییر خط چین خطوط انتخاب شده استفاده می شود .
دکمه Arrow Style : برای تغییر شکل پیکان خطوط انتخاب شده استفاده می شود .
دکمه Shadow Style : برای سایه دار کردن شکل انتخاب شده استفاده می شود .
دکمه ۳D Style : برای سه بعدی کردن شکل انتخاب شده استفاده می شود .
انیمیشن
با استفاده از موضوع انیمیشن می توانیم متن و تصاویر موجود در اسلاید را حرکت دهیم . برای انجام این کار از منوی Slide Show گزینه Custom Animation را انتخاب می کنیم . با ظاهر شدن پانل انیمیشن بعد از انتخاب شکلی که می خواهیم به آن حرکت دهیم از پانل انیمیشن دکمه Add Effect را کلیک کرده و انیمیشن مورد نظر را از بین یکی از گزینه های زیر انتخاب می کنیم :
- Entrance : انیمیشن های ورودی ( شکل وارد اسلاید می شود )
- Emphasis : انیمیشن های تاکیدی ( بر روی شکل یا متن انتخاب شده تاکید می شود )
- Exit : انیمیشن های خروجی ( شکل از اسلاید خارج می شود )
- Motion Path : انیمیشن های حرکتی ( شکل در سطح اسلاید و در مسیر دلخواه حرکت می کند )
نکته ۱ : در هر کدام از جلوه های بالا با انتخاب گزینه more effects به لیست کامل انیمیشن های هر دسته دسترسی پیدا می کنیم.
نکته ۲ : با استفاده از گزینه های موجود در کادر Start ( گزینه های زیر ) نحوه اجرای انیمیشن را مشخص می کنیم :
- On Click : با انتخاب این گزینه اجرای انیمیشن با کلیک ماوس انجام می شود .
- With Previous : با انتخاب این گزینه اجرای انیمیشن همزمان با حرکت قبل انجام می شود .
- After Previous : با انتخاب این گزینه اجرای انیمیشن بلافاصله بعد از حرکت قبل انجام می شود .
نکته ۳ : با استفاده از گزینه های موجود در کادر Speed سرعت اجرای انیمیشن را مشخص می کنیم .
نکته ۴ : در انیمیشن های دسته حرکتی اگر بخواهیم مسیر حرکت دلخواه تعریف کنیم از منوی انیمیشن های حرکتی گزینه Draw Custom Path را انتخاب کرده و یکی از انواع مسیر های زیر را رسم می کنیم :
- Line : مسیر مستقیم
- Curve : مسیر منحنی
- Free Form : مسیر بسته دلخواه
- Scribble : مسیر باز دلخواه
نکته ۵ : برای دسترسی به پنجره خصوصیات انیمیشن روی انیمیشن مورد نظر در پانل انیمیشن دابل کلیک می کنیم .
توضیح برخی از گزینه های موجود در پنجره خصوصیات انیمیشن :
برگه Effects
- گزینه Smooth Start : با انتخاب این گزینه شروع اجرای انیمیشن به کندی انجام می شود .
- گزینه Smooth End : با انتخاب این گزینه پایان اجرای انیمیشن به کندی انجام می شود .
- گزینه AutoReverse : با انتخاب این گزینه انیمیشن در پایان به طور معکوس نیز اجرا می شود .
- کادر ُSound : در این کادر برای انیمیشن صدای دلخواه انتخاب می کنیم .
- کادر After Animation : در این کادر وضعیت ظاهر و رنگ انیمیشن را بعد از اجرا مشخص می کنیم .
برگه Timing
- کادر Start : قبلا توضیح داده شده است .
- کادر Delay : در این کادر تاخیر قبل از اجرای انیمیشن را وارد می کنیم .
- کادر Speed : در این کادر سرعت اجرای انیمیشن را وارد می کنیم .
- کادر Repeat : در این کادر تعداد دفعات تکرار انیمیشن را وارد می کنیم .
- دکمه Triggers : با کلیک روی این دکمه و انتخاب گزینه Start effect on click of در کادر مقایل آن نام شکلی را انتخاب می کنیم که اجرای انیمیشن با کلیک روی آن اتفاق می افتد . ( یعنی انیمیشن وقتی اجرا می شود که روی شکل کلیک شود )
شماره گذاری اسلاید ها :
بهتر است هنگام طراحی اسلایدها آنها را شماره گذاری کنیم ، این کار به ما کمک می کند هنگام ایجاد پیوند بتوانیم سریع تر این کار را انجام دهیم . برای شماره گذاری از منوی Insert گزینه ء Slide Number را انتخاب می کنیم . در پنجره باز شده گزینه Slide Number را انتخاب کرده و در پایان دکمه Apply to All را کلیک می کنیم .
نوشتن Footer یا پاصفحه برای اسلایدها :
از منوی View گزینه ء Header and Footer را انتخاب می کنیم . در پنجره باز شده گزینه Footer را انتخاب کرده و متن دلخواه را در کادر پایین می نویسیم . در پایان دکمه Apply to All را کلیک می کنیم .
تاریخ گذاری اسلاید ها :
برای تاریخ گذاری از منوی Insert گزینه ء Date and Time را انتخاب می کنیم . در پنجره باز شده یکی از دو گزینه زیر را برای نوع تاریخ انتخاب کرده و در پایان دکمه Apply to All را کلیک می کنیم :
- Update Utomatically : تاریخ به روز شونده
- Fixed : تاریخ ثابت ( که در کادر زیر کلمه Fixed وارد می کنیم )
ایجاد دکمه های عملیاتی :
دکمه عملیاتی یا Action Button به دکمه یا تصویری گفته می شود که هنگام کلیک روی آن عملیات خاصی اجرا شود ( عملیاتی مثل رفتن به یک اسلاید خاص یا اجرای یک فایل خاص ) .
برای استفاده از این دکمه ها روی شکلی که می خواهیم به عنوان دکمه عملیاتی برنامه ریزی شود راست کلیک کرده و گزینه Action Buttons را انتخاب می کنیم . در پنجره باز شده از کادر Hyperlink to عملی که می خواهیم انجام شود را انتخاب می کنیم . گزینه های این کادر عبارتند از :
- Next Slide: رفتن به اسلاید بعدی
- Previous Slide: رفتن به اسلاید قبلی
- First Slide: رفتن به اسلاید اول
- Last Slide: رفتن به اسلاید آخر
- Last Slide viewed: رفتن به آخرین اسلاید مشاهده شده
- End Show : خروج از نمایش
- Custom Show : اجرای یک Show خاص ( Show ترتیب یا انتخاب خاص از اسلاید های موجود می باشد و برای ساخت Show باید از منوی Slide Show گزینه Custom Show را کلیک کنیم ) .
- Slide: دراین حالت می توان کلیه اسلایدها را مشاهده واسلایدموردنظرراانتخاب نمود.
- URL: برای Link دادن به آدرس های اینترنتی
- Other PowerPoint Presentation: برای ارتباط دادن به دیگر فایلهای نمایشی PowerPoint
- Other File: در این حالت می توان انواع فایلها را ازهر نوعی که باشد انتخاب کرد تا هنگام کلیک روی دکمه فایل انتخاب شده اجرا شود .
بعد از انتخاب عمل مورد نظر دکمه OK را کلیک می کنیم .
وارد نمودن کلیپ صوتی یا ویدئو به اسلاید :
برای وارد نمودن کلیپ صوتی یا ویدئو به اسلاید از منوی Insert گزینه and Sound Movies را انتخاب کنیم و سپس از زیرمنوی ظاهرشده گزینه Sound from file را برای وارد کردن صدا و گزینه Video from file را برای وارد کردن ویدئو کلیک می کنیم . در پنجره باز شده کلیپ صوتی یا ویدئوی مورد نظر را انتخاب می کنیم .هنگام بستن این پنجره کادرمحاوره ای باز میشود که در مورد نحوه اجرای فایل در هنگام نمایش اسلاید ( نمای Slide Show ) سوال می کند.اگر بخواهیم فایل صوتی به طور خودکار اجراشود روی دکمه Automatically کلیک می کنیم و اگر بخواهیم فایل مرد نظر با کلیک اجرا شود گزینه When Clicked را انتخاب می کنیم .
نکته : چون فایل انتخاب شده در پاورپوینت یک انیمیشن تلقی می شود برای دسترسی به تنظیمات ویژه آن باید در پانل انیمیشن روی آیکن مربوط به آن دابل کلیک کنیم تا به پنجره خصوصیات دسترسی داشته باشیم . در پنجره خصوصیات می توانیم به تنظیماتی از قبیل طول زمان پخش صدا یا ویدئو و … دسترسی داشته باشیم .