Excel یک نرم افزار صفحه گسترده است. از Excel برای محاسبات ریاضی ، آماری و نمودار کشی استفاده می شود .
تعريف صفحه گسترده : صفحه گسترده اين امکان را فراهم مي نمايد که داده ها را بصورت سطرو ستون وارد نمائيد .بعد از وارد کردن داده ها عملياتي نظير محاسبات ، مرتب سازي و فيلتر نمودن را روي آنها انجام داده، همچنين ميتوان اين داده ها را چاپ کرده و نمودار هايي بر اساس آنها ايجاد کرد.
اجزاء پنجره Excel
با اجراي Excel پنجره اي باز ميشود كه شامل اجزاء زير است :
1- نوار عنوان (Title Bar)
نواري است که بالاترين بخش پنجره محسوب ميشود. اين نوار شامل نام محيط( Microsoft Excel ) و نامBook و دکمه هاي هدايت ( Caption Button) كه شامل دكمه هاي مربوط به بستن، بزرگ نمايي و کوچک نمايي پنجره ميباشد است.
2-نوار منو (Menu Bar )
منو به معني ليست انتخاب ميباشد و ميتوانيم دستور مورد نظر را از منو انتخاب كرده ، اجرا كنيم.
3-نوارهای ابزار (ToolBars)
برای دسترسی راحت تر به دستورهای موجود در نوار منو نوارهای ابزار مختلفی ایجادشده و در اختیار کاربر قرار دارد . به طور پيش فرض در برنامه اکسل دو نوار ابزار Standard و Formatting ( به دلیل اهمیت بیشتر ) فعال هستند.
نکته : برای دسترسی به لیست کامل نوارهای ابزار از منوی Tools گزینه Customize را کلیک کرده و در پنجره باز شده وارد برگه Toolbars می شویم .
4-نوار فرمول (Formula Bar)
از اين نوار براي ايجاد ، ويرايش و نمايش فرمولها استفاده ميکنيم اين نوار مختص محيط Excel ميباشد.
5-نوار انتخاب صفحه کاري (Sheet Bar)
در قسمت پايين پنجره کار پوشه نواري وجود دارد که ميتوان Sheet مورد نياز براي کارکردن را انتخاب نمود. برروي اين نوار عناويني مثل Sheet1, Sheet2, …. وجود دارند که با Click کردن روي هر کدام ، کاربرگ مورد نظر باز خواهد شد.
6-نوار وضعيت (Status Bar )
در زير نوار انتخاب کاربرگ ، نواري به نام سطر وضعيت وجود دارد که وضعيت جاري برنامه را نمايش ميدهد.
فعال کردن نوار ابزار ها :
نوار ابزار ها را ميتوان از دو طريق فعال نمود.
1- از طريق منوي View ، گزينه Toolbars
2- بر روي يكي از نوار ابزار ها Right Click کنيم
فعال كردن نوار فرمول و نوار وضعيت :
براي فعال كردن نوار وضعيت و نوار فرمول (Formula Bar) بر روي منوي View، Click کرده و در کنار گزينه هاي مربوط به آنها علامت تيک ميزنيم.
اصطلاحات صفحه گسترده Excel
- فايل صفحه گسترده يا کارپوشه يا Work Book :
به فايل ها در Excel کارپوشه اطلاق ميشود . فايل ها در Excel با پسوند XLS ذخيره ميشوند. - صفحه کاري يا کاربرگ يا Work Sheet :
هر فايل Excel از چندين زير صفحه تشکيل شده است که به آنها کاربرگ گفته ميشود. در حقيقت Book محل نگهداري چند صفحه به نام Sheet است. يعني اطلاعاتي كه ما وارد ميكنيم در Sheet ها وارد ميشود. به طور پيش فرض هر Book شامل 3 Sheet است و هر صفحه 255 ستون و 65536 سطر دارد . - سطر يا Row :
هر Sheet از چندين رديف يا سطر تشکيل شده است که معمولاً با شماره هاي 1 و 2 … مشخص ميشوند.
- ستون يا Column :
هر Sheet از چندين ستون تشکيل شده است که معمولاً با حروف الفباي A, B, … مشخص ميشوند.
- سلول يا خانه (Cell) :
محل برخورد يک سطر و ستون خاص در روي Sheet سبب ايجاد فضايي ميشود که به آن سلول گفته ميشود. اين سلولها ميتوانند شامل مقادير عددي ، کاراکتري ، شيء، و … باشد.
- Cell Reference يا آدرس سلول :
هر سلولي در Sheet با نام يا آدرس خاصي مشخص ميشود. براي نوشتن آدرس هر سلول ابتدا حرف ستون و سپس شماره سطر آنرا مينويسيم. مثلاً آدرس E5 با سلول ستون E در سطر پنجم اشاره ميکند.
مدیریت فایلها :
ايجاد يكWorkBook یا فایل جديد در Excel :
برای باز کردن فایل جدید روی دکمه New از نوار ابزار Standard کلیک می کنیم .
ذخيره كردن يك فایل :
انتخاب منوي File
انتخاب گزينه Save
اگر براي اولين بار باشد كه Save را انتخاب ميكنيم ، پنجره اي با نام Save as باز ميشود كه شامل قسمتهاي زير است :
- Save In : مسير ذخيره سازي را در اين قسمت تعيين ميكنيم.
- File Name : نامي را كه ميخواهيم file را با آن نام ذخيره كنيم در اين قسمت تايپ ميكنيم.
- Save as Type : پسوندي ( نوعي ) را كه ميخواهيم فايل با آن ذخيره شود تعيين ميكنيم. به اين قسمت مگر در موارد خاص دست نميزنيم.
دکمه Save را کلیک میکنیم .
نکته 1 :اگر براي دفعاتي بعد گزینه Save را انتخاب كنيم پنجره Save as ظاهر نميشود و تغييرات داده شده با همان نام ذخيره ميشود.
نکته 2 : فايلهاي Excel با پسوند.xls ذخیره می شوند .
باز كردن فایل ذخيره شده :
اگر يك Book را كه ذخيره كرده ايم بخواهيم باز كنيم به يكي از روشهاي زير عمل ميكنيم :
- انتخاب منوي File
- انتخاب گزينه Open
- در نوار Look In از پنجره باز شده مسير فايلي را كه ميخواهيم باز كنيم انتخاب ميكنيم.
- در نوار Look In از پنجره باز شده اسم فايل مورد نظر را تايپ می كنيم وسپس دکمه Open را کلیک می كنيم .
بستن يك فایل باز :
- منوي File را انتخاب می کنیم .
- گزينه Close را انتخاب می کنیم .
( در اين حالت فقط فايل بسته ميشود و محيط بسته نميشود. )
Zoom یا بزرگنمایی :
برای تغییر بزرگنمایی صفحه درون کادر Zoom از نوار ابزار Standard کلیک کرده و عدد دلخواه ( از 10 تا 400 ) را وارد کرده و سپس دکمه Enter را فشار می دهیم .
دستورهای Undo و Redo :
جلوگیری از اشتباهات در Excel با استفاده از دکمه های Undo و Redo از نوار ابزار Standard امکان پذیر است . با هر بار کلیک روی دکمه Undo در لیست کارهای انجام شده یک عمل به عقب برمی گردیم و با دکمه Redo به جلو حرکت می کنیم .
ويرايش سلول :
براي ويرايش محتويات يك سلول به يكي از روشهاي زير عمل مي كنيم :
روش اول :
بر روي سلول كليك كرده و سپس در نوار فرمول در محل مورد نظر كليك كرده ، ويرايش را انجام مي دهيم.
روش دوم :
بر روي سلول double Click كرده و ويرايش را انجام مي دهيم.
انتخاب يک يا چند سلول :
- براي انتخاب يک خانه کافي است با ماوس بر روي آن کليک کنيم.
- براي انتخاب تعدادي خانه مجاور کافي است دکمه سمت چپ ماوس را پايين نگه داشته و روي خانه ها Drag کنيم.
- براي انتخاب يک سطر کافي است روي شماره سطر Click کنيم.
- براي انتخاب يک ستون کافي است روي حرف ستون Click کنيم.
- براي انتخاب کل صفحه کافي است از منوي Edit ، گزينه Select All را انتخاب کنيم.
نکته : برای انتخاب سلول یا محدوده های غیر مجاور بعد از انتخاب محدوده اول دکمه Ctrl را نگه داشته و محدوده های بعد را انتخاب می کنیم .
تغيير ارتفاع سطرها و پهنای ستونها
تغيير ارتفاع سطر :
کافي است به مرز بين سطر مورد نظر و سطر بعدي رفته تا مکان نما به صورت يک فلش دو سر در آيد. سپس مرز سطر را به محل مورد نظر Drag ميکنيم.
تغيير پهناي ستون :
کافي است به مرز بين ستون مورد نظر و ستون بعدي رفته تا مکان نما به صورت يک فلش دو سر در آيد سپس مرز ستون را در جهت مورد نظر Drag ميکنيم.
پاک کادن محتوای یک سلول یا محدوده :
روش اول : روی سلول یا محدوده انتخاب شده راست کلیک کرده و گزینه Clear Contents را کلیک می کنیم .
روش دوم : بعد از انتخاب سلول یا محدوده مورد نظر دکمه Delete را از صفحه کلید فشار می دهیم .
حذف سلول یا محدوده :
وقتي يك سلول را حذف ميكنيم محتويات آن به همراه خود سلول حذف ميشود كه جاي اين سلول يك فضاي خالي ايجاد ميشود. اين فضاي خالي بايد توسط سلولهاي مجاور پر شود. براي حذف يك سلول یا محدوده باید روی محدوده مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه Delete را انتخاب کنیم . با انتخاب گزينه Delete پنجره اي ظاهر ميشود که شامل چهار گزينه زير است ( در اين پنجره ميتوانيم تعيين كنيم كه محل خالي سلول حذف شده با كدام يك از سلولهاي مجاور پر شود ) :
- Shift Cell Left :
باعث انتقال خانه سمت راست خانه پاک شده به جاي آن ميشود. - Shift Cells Up :
خانه زيرين خانه پاک شده را بجاي آن منتقل ميکند. - Entire Row :
سطر زيرين خانه پاک شده را به جاي سطري که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل ميکند. - Entire Column :
ستون سمت راست خانه پاک شده را به جاي ستوني که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل ميکند.
کپی و انتقال سلولها
کپی کردن سلول یا محدوده :
روش اول :روی سلول یا محدوده انتخاب شده راست کلیک کرده و گزینه Copy را کلیک می کنیم و سپس در مقصد مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه Paste را کلیک می کنیم .
روش دوم : بعد از انتخاب سلول یا محدوده مورد نظر روی کادر دور محدوده کلیک می کنیم و با نگه داشتن دکمه ماوس و دکمه Ctrl از صفحه کلید به سمت مقصد حرکت کرده و در پایان دکمه ماوس را رها می کنیم .
نکته : در روش دوم اگر بخواهیم از یک صفحه به صفحه دیگر کپی کنیم لازم است که علاوه بر دکمه Ctrl دکمه Alt را هم فشار بدهیم .
انتقال سلول یا محدوده :
روش اول :
روی سلول یا محدوده انتخاب شده راست کلیک کرده و گزینه Cut را کلیک می کنیم و سپس در مقصد مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه Paste را کلیک می کنیم .
روش دوم : بعد از انتخاب سلول یا محدوده مورد نظر روی کادر دور محدوده کلیک می کنیم و با نگه داشتن دکمه ماوس به سمت مقصد حرکت کرده و در پایان دکمه ماوس را رها می کنیم .
نکته : در روش دوم اگر بخواهیم از یک صفحه به صفحه دیگر کپی کنیم لازم است که دکمه Alt را هم فشار بدهیم .
اضافه کردن سطر :
بر روي سطري كه ميخواهيم سطر جديد قبل از آن اضافه شود كليك راست کرده و از منوي باز شده Insert را انتخاب ميكنيم.
نکته :سطرهاي زيرين به پايين رانده ميشوند.
اضافه کردن ستون :
بر روي ستوني که ميخواهيم ستون جديد قبل از آن اضافه شود Right Click ميکنيم و از منوی باز شده گزينه Insert را انتخاب ميکنيم.
نکته : ستون قبلي به جلو رانده ميشود.
طریقه نوشتن آدرس محدودهء انتخاب شده :
برای نوشتن آدرس مربوط به محدوده انتخاب شده از دو عملگر : ( به معنی تا ) و ; ( به معنی و ) استفاده می کنیم .
- آدرس یک محدوده : برای نوشتن آدرس یک محدوده از اول تا آخر یکی از قطر های آن را در نظر می گیریم . مثل a2:c5
- آدرس چند محدوده : برای نوشتن آدرس چند محدوده آدرس هر محدوده را نوشته و بعد از آن علامت ; را میگذاریم و سپس آدرس بعدی را می نویسیم . مثل a3:d5;g9:i12
- آدرس یک سطر : برای نوشتن آدرس سطر پنجم می نویسیم : 5:5
- آدرس یک ستون : برای نوشتن آدرس ستون F می نویسیم : ّF:F
نکته مهم : هنگام نوشتن فرمول اگر بخواهیم به آدرس سلولی در صفحه دیگر ( غیر از صفحه جاری ) اشاره کنیم باید ابتدا نام صفحه را همراه با علامت ! وارد کرده و سپس آدرس سلول را بنویسیم . به طور مثال اگر بخواهیم به آدرس سلول a2 از صفحه sheet2 اشاره کنیم باید بنویسیم : sheet2!a2
فرمول نویسی در Excel
هنگام نوشتن روابط محاسباطی در اکسل به نکات زیر توجه می کنیم :
- تمامی فرمولها و روابط محاسباتی در اکسل با علامت = شروع می شوند .
- عملگر هاي محاسباتي مورد استفاده و ترتیب اعمال آنها به شرح زیر می باشد :
- ( ^ ) توان
- ( * و /) ضرب و تقسيم
- ( + و -) جمع و تفريق
- در روابط محاسباطی ابتدا داخل پرانتزها محاسبه می شود .
ايجاد فرمول و مشاهده نتيجه :
در Excel به دو روش ميتوان فرمولها را نوشت :
- در خط فرمول ( يا در سلول ) قبل از فرمول علامت = را تايپ کرده سپس فرمول را تايپ ميکنيم و بعد Enter ميزنيم.
- در خانه اي که ميخواهيم فرمول نوشته شود، Click ميکنيم ، علامت تساوي را تايپ کرده ، سپس با ماوس بر روي خانه اي که ميخواهيم عمل بر روي آن انجام شود Click ميکنيم ، سپس عملگر را تايپ کرده و سپس بر روي عملوند بعدي Click ميکنيم. فرض كنيد در سلول A1 عدد 2 و در سلول A2 عدد 5 را نوشتيم و ميخواهيم در سلول A3 حاصل جمع اين دو را بدست آوريم ، براي اين كار ابتدا در سلول A3 علامت = را تايپ كرده سپس بر روي سلول A1 ( اولين عملوند ) كليك كرده تا آدرس آن در سلول A3 نوشته شود. سپس علامت + ( عملگر ) را تايپ كرده و بعد بر روي سلول A2 ( دومين عملوند) كليك مي كنيم و در انتها Enter مي كنيم.
آدرس دهي نسبی و مطلق
درExcel دو مدل آدرس دهي به نامهاي آدرس دهي مطلق و آدرس دهي نسبي داريم.
آدرس دهي نسبي :
آدرس نسبی یعنی آدرسی که هنگام عمل کپی ثابت نماند و تغییر کند . به طور مثال اگر درون سلولی فرمول c4*8 =را بنویسیم و این سلول را به سه خانه پایین تر کپی کنیم فرمول قبلی تبدیل می شود به c7*8 = یعنی c4 به c7 تبدیل می شود ( چون هنگام عمل کپی از مبدا سه خانه به پایین کپی کرده ایم c4 هم تبدیل شده به سه خانه پایین تر یعنی خانه c7 .
آدرس دهي مطلق :
آدرس نسبی یعنی آدرسی که هنگام عمل کپی ثابت نماند و تغییر کند . برای نوشتن آدرس سلول به صورت مطلق علامت $ را قبل از نام ستون و شماره سطر وارد می کنیم . مثلا فرم مطلق A1 می شود : $A$1
نکته مهم : علاوه بر فرم های ذکر شده بری آدرس دو مدل آدرس نیمه مطلق نیز داریم :
- مدل 1 : در این مدل هنگام کپی نام ستون ثابت می ماند و فقط شماره سطر تغییر می کند ( علامت $ فقط قبل از نام ستون می آید مثل A1 $)
- مدل ۲ : در این مدل هنگام کپی شماره سطر ثابت می ماند و فقط نام ستون تغییر می کند ( علامت $ فقط قبل از شماره سطر می آید مثل A$1)
استفاده از توابع
توابع اکسل امکان انجام محاسبات ریاضی, آماری, منطقی و … را برای کاربر فراهم می کند .
براي استفاده از توابع به يكي از روشهاي زير عمل ميكنيم :
روش اول :
- بر روي دکمه Functions در نوار فرمول كليك مي كنيم.
- در پنجره باز شده در قسمت Function Category نوع تابع را مشخص مي كنيم. كليه توابع در 8 دسته طبقه بندي شده اند. در دسته All همه توابع قرار دارند و در دسته Most Recently Used توابعي كه به تازگي از آنها استفاده شده است قرار دارند. اگر گروه تابع را ندانيم ميتوانيم آنرا در All پيدا كنيم و در قسمت Function name تابع را مشخص مي كنيم.
- در پنجره اي كه باز مي شود آرگومانهای مورد نیاز تابع را وارد کرده و در آخر دکمه OK را کلیک می کنیم .
روش دوم :
- منوي Insert را انتخاب مي كنيم.
- زير منوي Function را انتخاب مي كنيم.
- بقيه مراحل مانند مرحله 2 به بعد روش اول است.
روش سوم:
در این روش به جای استفاده از پنجره توابع به طور مستقیم فرمول شامل تابع را تایپ می کنیم .
توابع اکسل- بخش اول :
تابع Sum
فرم کلی | =Sum(محدوده) |
توضیح | این تابع جمع سلولهای محدوده ذکر شده را حساب می کند . |
مثال | =Sum(a1:a6) |
تابع Average
فرم کلی | =Average(محدوده) |
توضیح | این تابع معدل سلولهای محدوده ذکر شده را حساب می کند . |
مثال | =Average(a1:a6) |
تابع Min
فرم کلی | =Min(محدوده) |
توضیح | این تابع کوچکترین عدد را در محدوده ذکر شده را پیدا می کند . |
مثال | =Min(a1:a6) |
تابع Max
فرم کلی | =Max(محدوده) |
توضیح | این تابع بزرگترین عدد را در محدوده ذکر شده را پیدا می کند . |
مثال | =Max(a1:a6) |
تابع Count
فرم کلی | =Count(محدوده) |
توضیح | این تابع تعداد سلولهای حاوی عدد را در محدوده ذکر شده را پیدا می کند . |
مثال | =Count(a1:a6) |
تابع CountA
فرم کلی | =CountA(محدوده) |
توضیح | این تابع تعداد سلولهای غیر خالی را در محدوده ذکر شده را پیدا می کند . |
مثال | =CountA(a1:a6) |
آشنایی با پنجره Format Cells :
برای مشاهده پنجره Format Cells روی محدوده انتخاب شده مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه Format Cells را کلیک می کنیم .
در پنجره باز شده برگه های زیر وجود دارد که به ترتیب توضیح داده خواهد شد :
برگه Number :
توسط این برگه یا Tab میتوانیم نوع اطلاعات ورودی به محدوده انتخاب شده را تعیین کنیم که شامل گزینه های زیر میباشد :
- General : این گزینه عددها را به صورت رشته ای از رقمهای متوالی و بدون هر گونه قالب بندی نشان میدهد. و اگر عددی در سلول جا نشودآنرا به صورت نمایی نشان میدهد.
- Number : مقادیر را بصورت رشته ای از رقمهای متوالی نشان میدهد. در این حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگتر میشود.همچنین در این قسمت میتوانیم تنظیمات زیر را انجام دهیم :
- Decimal Places : در این قسمت میتوانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین کنیم.
- Negative Number : در این قسمت میتوانیم شکل نمایش اعداد منفی را انتخاب کنیم. ( توجه داشته باشید كه این گزینه فقط روی اعداد منفی عمل میكند. )
- Use 1000 Separator : با انتخاب این گزینه اعداد بزرگ هر سه رقمشان از راست با کاما جدا می شود .
- Currency : در این برگه واحد پول کشورهای مختلف نمایش داده شده و میتوانیم واحد دلخواه خود را انتخاب کنیم.
- Accounting : مانند حالت Currency است . این قالب بندی ، قالب بندی حسابداری میباشد ولی واحد پولی در سمت چپ عدد نوشته میشود.
- Date : این برگه تاریخ را با قالب های مختلف نشان میدهد و ما میتوانیم انواع قالب بندی های تاریخ را دیده و قالب دلخواه را انتخاب کنیم.
- Time : این برگه زمان را با قالب های مختلف نشان میدهد و ما میتوانیم انواع قالب بندی های زمان را دیده و قالب دلخواه را انتخاب کنیم.
- Percentage : عددها را همراه با علامت درصد نشان میدهد.
- Fraction : در این برگه می توانیم برای کسر نوشته شده در سلول فرم نمایش دلخواه انتخاب کنیم .
- Scientific : مقادیر را با در نماد علمی نشان میدهد.
- Text : مقادیر را به همان صورتی که وارد شده اند نشان میدهد. اگر فرمولی را به صورت متن قالب بندی کرده باشیم، Excel آن را به صورت متن نشان میدهد و مقادیر آنرا محاسبه نمیکند.
- Custom : برای ایجاد یک قالب بندی جدید از این گزینه استفاده میکنیم.
برگه Alignment :
این Tab شامل قسمتهای زیر است :
- قسمت Orientation : در این قسمت زاویه قرار گرفتن متن در سلول تعیین می شود .
- کادر Horizental : محل قرار گرفتن متن در راستای افقی را تعیین میکند.
- کادر Vertical : محل قرار گرفتن متن در راستای عمودی را تعیین میکند.
- گزینه Wrap Text : اگر اندازه متن بیشتر از سلول باشد توسط این گزینه میتوان آنرا شکست. در نتیجه ارتفاع سطر افزایش می یابد.
- گزینه Shrink to Fit : اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد با انتخاب این گزینه متن به اندازه ای کوچک می شود که در داخل سلول بگنجد.
- گزینه Merge Cells : انتخاب این گزینه باعث می شود که سلولهای ناحیه انتخاب شده با هم ادغام بشوند .
برگه Font :
این Tab شامل گزینه های زیر است :
- Font : در این قسمت نوع خط را تعیین میکنیم.
- Font Style : در این قسمت میتوانیم تعیین کنیم که خط کج ( Italic) یا تو پر(Bold) یا کج و تو پر (Bold Italic) و یا معمولی (Regular) باشد.
- Size: در این قسمت اندازه متن را تعیین میکنیم.
- Underline: در این قسمت میتوانیم تعیین کنیم که زیر متن خط کشیده شود یا نه. و نوع خط را تعیین میکنیم.
- Color : در این قسمت رنگ متن را تعیین میکنیم.
- Strike Through : بر روی متن خط میکشد.
- Super Script : برای بالا نویسی استفاده میشود.
- Sub Script : برای زیر نویسی استفاده میشود.
برگه Border :
این Tab برای رسم کادر دور سلولها استفاده می شود و شامل قسمتهای زیر است :
- Style : در این قسمت نوع خط کادر را مشخص میکنیم.
- Color : در این قسمت رنگ خط کادر را مشخص میکنیم.
- Presets : در این قسمت محل خطوط را مشخص میکنیم.
- Border : در این قسمت میتوانیم تعیین کنیم که کدام قسمت از سلول کادر داشته باشد. نیز میتوانیم تعیین کنیم که فقط سمت چپ سلول خط بیفتد و یا فقط بالا و یا پایین سلول کادر داشته باشد.
برگه Patterns :
این Tab برای تغییر رنگ زمینه سلولها استفاده می شود و شامل قسمتهای زیر است :
- Color : در این قسمت رنگ مورد نظر را برای زمینه انتخاب میکنیم.
- Pattern : در این قسمت میتوانیم الگو یا طرح مورد نظر را برای زمینه انتخاب کنیم و همچنین رنگ طرح یا هاشور را تعیین كنیم.
برگه Protection :
در این Tab گزینه های زیر وجود دارد :
- گزینه Locked : با انتخاب این گزینه سلولهای محدوده انتخاب شده در وضعیت Locked قرار می گیرند ( قفل می شوند ) .
- گزینه Hidden : با انتخاب این گزینه فرمول نوشته شده درون سلولهای محدوده از دید کاربر مخفی می شود .
نکته مهم : تاثیر هر دو گزینه ذکر شده فقط در وضعیت Protect Sheet ( توضیح داده خواهد شد ) قابل مشاهده خواهد بود .
ویژگی Autofill
یکی از مفید ترین ویژگیهای برنامه Excel ، قابلیت پر کردن داده های متوالی بصورت خودکار میباشد. که به این عمل Auto fill گویند. داده های متوالی میتوانند مجموعه ای از داده ها بصورت 1و2و3و… یا 4و5و…. یا از حروف A و B و C و … تشکیل شده باشند. همچنین میتواند تاریخ یا روزهای هفته یا ماههای سال باشند. حتی میتوان مجموعه ای از داده های خاص را تعریف کرد.
برای این کار مراحل زیر را انجام میدهیم :
1- چند نمونه اولیه از مقادیر متوالی مزبور را مینویسیم.
2- این مقادیر را انتخاب میکنیم.
3- مکان نمای ماوس را به گوشه پایین سمت راست قسمت انتخابی می آوریم تا به شکل ( + )در آید. به اشاره گر ماوس در این حالت Fill Handle می گوییم.
4- حال به طرف پایین یا راست Drag میکنیم.
5- به این ترتیب با رها کردن کلید ماوس ، خانه های مورد نظر با مجموعه داده های متوالی پر میشوند.
ایجاد لیست جدید خودكار:
برای ایجاد لیست جدید( مانند لیست ماههای سال ) مراحل زیر را انجام میدهیم :
1- انتخاب منوی Tools
2- انتخاب گزینه Options
3- انتخاب برگه Custom list
4- انتخاب New List در کادر Custom List
5- تایپ اطلاعات در قسمت List Entries ( بعد از وارد کردن هر اطلاعات Enter میکنیم.)
6- انتخاب دکمه Add
7- OK
غیر فعال کردن Auto Fill :
Auto Fill بطور خودکار فعال است. جهت غیر فعال نمودن آن مراحل زیر را طی میکنیم :
1- انتخاب منوی Tools
2- انتخاب گزینه Options
3- انتخاب برگه Edit
4- کادر انتخاب Allow Cell Drag and Drop را غیر فعال میکنیم
5- OK
رسم نمودار
برای رسم نمودار در اکسل ابتدا محدوده ای از سلولها که می خواهیم بر اساس آن نمودار رسم شود را انتخاب می کنیم . سپس روی دکمه Insert Chart از نوار ابزار Standard کلیک می کنیم و وارد برنامه چهار مرحله ای رسم نمودار می شویم که توضیح مختصر این چهار مرحله به شرح زیر می باشد :
مرحله اول : در این مرحله نوع نمودار را انتخاب می کنیم .برای ترسیم نمودار ، ابتدا باید در مورد نوع نمودار تصمیم گیری کرد. نوع نموداری که انتخاب میکنیم به نوع داده هایی که باید ارائه شوند و روش استفاده از آنها بستگی دارد. تمام نمودارها برای نشان دادن همه انواع داده ها مناسب نیستند. بعضی از آنها برای نشان دادن نحوه تغییر موارد مورد بحث در طول زمان و بعضی دیگر برای نشان دادن صفت های مجموعه ای از مقادیر نسبت به کل مناسب میباشند.
بعد از انتخاب نوع نمودار با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
مرحله دوم : در این مرحله محدوده ای از سلولها که می خواهیم بر اساس آن نمودار رسم شود را تعریف می کنیم . ( چون این کار را در ابتدا انجام داده ایم به مرحله بعد می رویم .
مرحله سوم : این مرحله شامل شش برگه زیر می باشد :
- برگه Titles : در این برگه به ترتیب برای نمودار و محور های افقی و عمودی می توانیم عنوان دلخواه بنویسیم .
- برگه Axes : این برگه شامل گزینه های زیر است :
- الف- Category(x) Axis اگر در کنار این کادر تیک خورده باشد ، مقادیر روی محور X نشان داده میشوند و اگر تیک نخورده باشد نشان داده نمیشوند.
- ب- Value (Y) Axis اگر در کنار این کادر تیک خورده باشد، مقادیر روی محور Y نشان داده میشوند در غیر این صورت نمایش داده نمیشوند.
- برگه Grid Line : در این برگه با انتخاب گزینه های داده شده می توانیم خطوط راهنمای افقی و عمودی بر روی نمودار رسم کنیم .
- برگه Legend : با گزینه های ارائه شده در این برگه می توانیم محل Legond یا راهنمای نمودار را مشخص کنیم .
- برگه Data Label : با گزینه های ارائه شده در این برگه می توانیم اطلاعات نمودار را بر روی ستونها نمایش دهیم .
- برگه Data Table : در این برگه با انتخاب گزینه Show Data Table جدول مقادیر نمودار در زیرآن ظاهر میشود.
مرحله چهارم : در این مرحله با انتخاب یکی از گزینه های زیر مقصد نمودار را انتخاب می کنیم .
الف- As New Sheet : این گزینه نمودار را در یک Sheet جدید با اسم دلخواه ( اسم پیش فرض Chart 1 است) ایجاد میکند.
ب- As Object in : این گزینه نمودار را در هر Sheet که ما انتخاب میکنیم ، ( از Sheet های موجود ) رسم میکند و نمودار رسم شده قابل جابجا کردن و تغییر اندازه نیز میباشد.
نکته مهم : اگر بعد از رسم نمودار بخواهیم به مراحل چهارگانه مراجعه کنیم باید روی سطح نمودار رسم شده راست کلیک کرده و یکی از گزینه های زیر را انتخاب کنیم :
Chart Type ————- مرحله اول
Source Data———— مرحله دوم
Chart Options ———- مرحله سوم
Location —————– مرحله چهارم
رمز گذاری بر ای فایل اکسل
- فایل مورد نظر را در برنامه اکسل باز می کنیم .
- از منوی File گزینه Save az را انتخاب می کنیم .
- در پنجره باز شده از منوی Tools گزینه General Options را کلیک می کنیم .(شکل زیر )
- رمز مورد نظر را در کادر Password to open وارد می کنیم و دکمه OK را کلیک می کنیم .
- رمز وارد شده را تکرار کرده و دکمه OK را کلیک می کنیم .
- فایل را با نام دلخواه ذخیره می کنیم .
نکته : در نوشتن رمز حتما از کارکترهای غیرمعمول استفاده کنید درغیر این صورت برنامه های رمز گشا به راحتی رمز شما را پیدا خواهند کرد .
نام گذاری سلولها و محدوده ها در Excel
توضیح : در اکسل می توانیم به سلول یا محدوده مورد نظر نام دلخواه اختصاص بدهیم . از نام گذاری برای راحتی در انتخاب ، فرمول نویسی و … استفاده می کنیم . ( توضیح فوائد نام گذاری در ادامه ذکر خواهد شد )
روشهای نام گذاری سلولها و محدوده ها :
روش اول : تعریف نام ها با استفاده از Name Box
راحت ترین روش نام گذاری سلولها و محدوده ها این است که ابتدا سلول یا محدوده مورد نظر را انتخاب کرده و سپس نام دلخواه را برای آن در کادر نام ( کادر سمت چپ نوار فرمول که تصویر آنرا مشاهده می کنید ) نوشته و سپس دکمه Enter را فشار می دهیم .
روش دوم : تعریف نام ها با استفاده از دستور Name :
ابتدا سلول یا ناحیه مورد نظر را انتخاب می کنیم . سپس از منوی Insert گزینه Name و از زیر منوی باز شده گزینه Define را انتخاب می کنیم . در پنجره باز شده ( شکل زیر ) نام دلخواه را در کادر بالای صفحه می نویسیم و در پایان دکمه OK را کلیک می کنیم .
نکته : ما مجبور نیستیم از ابتدا سلولهای مورد نظر را انتخاب کنیم بلکه می توانیم در پنجره Define Name هم نام را تعریف کنیم و هم سلولها را در آن جا مشخص کنیم.برای تعیین سلولها در هنگام تعریف نام باید آدرس سلولها را در جلوی کادر Refer To تایپ کنیم یا سلولها را با ماوس انتخاب نماییم.
فوائد نامگذاری محدوده ها :
- انتخاب آسان تر محدوده های انتخاب شده :
- برای انتخاب محدوده های نام گذاری شده کافیست که کادر نام را در نوار فرمول ( سمت چپ نوار فرمول ) باز کرده و روی نام محدوده دلخواه کلیک کنیم .
- استفاده از نام محدوده به جای آدرس آن در فرمولهای محاسباتی
- فرض کنید که محدوده A2:C5 را به اسم ” درآمد ” نام گذاری کرده ایم . برای محاسبه جمع اعداد محدوده ذکر شده می توانیم بنویسیم ( درآمد )sum=
- تعریف لینک یا پیوند به ناحیه نام گذاری شده :
- برای تعریف لینک به ناحیه ای که قبلا نام گذاری شده است مسیر زیر را دنبال می کنیم :
- ابتدا سلولی که می خواهیم به عنوان لینک عمل کند را انتخاب می کنیم .
- از منوی Insert گزینه Hyperlink را انتخاب می کنیم .
- در پنجره باز شده ابتدا از ستون سمت چپ گزینه Place in This Document را انتخاب می کنیم و سپس روی نام ناحیه مورد نظر کلیک می کنیم و در پایان دکمه OK را کلیک می کنیم . ( تصویر زیر )
نکته : محدوده هایی که تا کنون نام گذاری کرده ایم در همه صفحه های یک فایل قابل دسترسی هستند . اگر بخواهیم ناحیه تعریف شده فقط در صفحه جاری قابل دسترسی باشد باید هنگام تعیین نام ( در پنجره Define Name ) قبل از نام محدوده نام صفحه را با علامت تعجب وارد کنیم. مثلا برای تعریف نام inc در صفحه S1 باید در کادر نام تایپ کنیم S1!inc .به این ترتیب نام inc فقط در صفحه S1 قابل دسترس خواهد بود.
کار با سبک ها در اکسل
به تنظیمات مربوط به شکل ظاهری سلولها و نحوه نمایش اطلاعات درون سلولها سبک یا Style گفته می شود .
نکته 1 : برای دسترسی به سبک های موجود یا تعریف شده باید دکمه Style را به نوار Formatting اضافه کنیم . ( از منوی Tools گزینه Customize را انتخاب کرده و در پنجره باز شده از سربرگ Commands و سپس دسته Format دکمه Style را به نوار Formatting دراگ می کنیم )
نکته 2 : برای تعریف سبک جدید ابتدا از منوی Format گزینه Style را کلیک می کنیم . در پنجره باز شده ابتدا نام دلخواه برای سبک را در کادر Style Name وارد می کنیم . سپس با کلیک روی دکمه Modify همه تنظیمات دلخواه را برای سبک تعریف می کنیم و بعد از کلیک روی دکمه OK و برگشت به پنجره مربوط به سبک باید دکمه Add را کلیک کنیم تا سبک تعریف شده ذخیره شود . اکنون اگر دکمه مربوط به سبکها را باز کنیم نام سبک ایجاد شده در آنجا مشاهده می شود .
نکته 3 : سبک تعریف شده فقط در همین فایل در دسترس خواهد بود . اگر بخواهیم یک سبک در همه فایل ها قابل دسترسی باشد باید آن را به صورت Template ذخیره کنیم . ( توضیح داده خواهد شد )
جلوگیری از پیمایش تمام Worksheet :
بعضی وقتها نیاز داریم که صفحه را طوری تنظیم کنیم که ویرایش تمام سلولها امکان پذیر نباشد . برای انجام این کار مراحل زیر را دنبال می کنیم :
- با فشار دادن دکمه های Alt + F11 ویرایشگر ویژوال بیسیک را باز می کنیم .
- در کادر VBA Project برگه ء مورد نظر را انتخاب می کنیم . ( برای ظاهر کردن کادر VBA Project از منوی View گزینه Project Explorer را کلیک می کنیم )
- با فشار دادن دکمه F4 پنجره خصوصیات مربوط به برگه ( Sheet ) مورد نظر را ظاهر می کنیم .
- در پنجره باز شده مقابل ویژگی ScrollArea آدرس ناحیه مورد نظر را وارد کرده و به محیط Excel برمی گردیم . مشاهده می کنیم که فقط امکان پیمایش ناحیه مشخص شده برای ما فراهم است .
Comment یا متن توضیحی
برای اضافه کردن Comment به یک سلول باید روی سلول را راست کلیک کرده و گزینه Insert Comment را کلیک کنیم تا کادر مخصوص ظاهر شود. سپس متن را درون کادر ظاهر شده می نویسیم و بیرون کادر کلیک می کنیم . برنامه اکسل کادر Comment را به طور پیش فرض نشان نمی دهد و برای مشاهده Comment یک سلول باید نشانه گر را روی مثلث قرمز رنگ گوشه سلول ببریم .
نکته 1 : در آغاز هر Comment نام نویسنده مشاهده می شود . برای تغییر نام نویسنده از منوی Tools گزینه Options را کلیک می کنیم و در برگه General نام دلخواه را در کادر User Name ( پایین برگه ) وارد می کنیم .
نکته 2 : برای تغییر نحوه نمایش Comment ها از منوی Tools گزینه Options را کلیک می کنیم . در برگه View و در قسمت Comments یکی از گزینه های زیر را انتخاب می کنیم :
- None : عدم نمایش Comment ها
- Comment indicator only : نمایش Comment ها فقط هنگام عبور نشانه گر بر روی سلول
- Comment & Indicator : نمایش کامل Comment ها
نکته 3 : اگر بخواهیم فقط Com,ment یک سلول را به سلول دیگرکپی کنیم ابتدا روی سلول مبدا راست کلیک کرده و گزینه Copy را انتخاب می کنیم . سپس در مقصد راست کلیک کرده و گزینه Paste special را انتخاب کرده و در پنجره باز شده گزینه Comment را انتخاب می کنیم و دکمه OK را کلیک می کنیم .
نکته 4 : اگر بخواهیم Com,ment یک سلول را حذف کنیم روی سلول مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه Delete Comment را انتخاب می کنیم .
نکته 5 : اگر بخواهیم علاوه بر متن یک تصویر نیز به کادر Comment اضافه کنیم باید ابتدا روی سلول حاوی Comment راست کلیک کرده و گزینه Edit Comment را انتخاب کنیم . سپس روی هاشوردور کادر راست کلیک کرده و گزینه Format Comment را انتخاب می کنیم . در پنجره باز شده برگه Color and lines را کلیک کرده و از نوار Colors گزینه Fill effects را انتخاب می کنیم . سپس در برگه Picture از پنجره باز شده با دکمه Select picture تصویر مورد نظر را انتخاب کرده و دکمه Ok را کلیک می کنیم .
بعد از Ok نهایی مشاهده می کنیم که تصویر انتخای شده در زمینه کادر Comment ظاهر می شود .